KI-Einführung: Wer übernimmt die Übergaben?

Ein Team kann ein KI-Werkzeug regelmässig nutzen und dennoch offenlassen, wie die anschliessende Arbeit verteilt wird. Die Führungsfrage ist konkret: Wer übernimmt die Verantwortung für den Übergang zum nächsten Schritt, wenn ein Arbeitsschritt automatisiert wird?

Was die Literatur festhält

Raja Parasuraman, Thomas B. Sheridan und Christopher D. Wickens (2000, IEEE Transactions on Systems, Man, and Cybernetics - Part A: Systems and Humans) unterscheiden mehrere automatisierbare Funktionen: Informationsaufnahme, Analyse, Entscheidungsauswahl und Handlungsausführung. Ihr Modell verdeutlicht, weshalb es nicht genügt, Arbeit als «automatisiert» zu bezeichnen, ohne die betreffende Funktion zu benennen. Für Führungskräfte legt diese Unterscheidung nahe, festzuhalten, was das Werkzeug übernimmt und was noch zugeteilt werden muss.

Der Mechanismus: Beiträge aufeinander abstimmen

Gerardo A. Okhuysen und Beth A. Bechky (2009, Academy of Management Annals) legen eine Literaturübersicht vor, in der Koordination auf drei integrierenden Bedingungen beruht: klarer Verantwortlichkeit, Vorhersehbarkeit und einem gemeinsamen Verständnis der Arbeit. Routinen, Pläne oder Besprechungen können zu diesen Bedingungen beitragen, ohne universelle Lösungen darzustellen. Auf KI angewandt, regt dieser Rahmen dazu an, zu prüfen, ob alle wissen, welchen Beitrag sie von wem und zu welchem Zeitpunkt erwarten können.

Der voreilige Schluss

Daraus könnte man ableiten, dass es genügt, für jedes KI-Ergebnis eine verantwortliche Person zu bestimmen. Eine solche Zuweisung klärt jedoch weder die Übergabebedingungen noch die nächste Handlung der empfangenden Person. Es geht deshalb nicht nur darum, die Zuständigkeit für das Werkzeug festzulegen, sondern den Übergang zwischen den Beiträgen zu vereinbaren. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was diese Arbeiten nicht belegen

Die beiden Artikel bieten ein Automatisierungsmodell beziehungsweise eine Literaturübersicht zur Koordination; sie sind keine Versuche zur heutigen Einführung generativer KI. Sie belegen nicht, dass klarere Übergaben die Leistung zwangsläufig verbessern. Umgekehrt zeigt eine Übersicht zur Werkzeugnutzung allein nicht, ob die Arbeit zwischen den Personen reibungslos weitergeführt wird.

Eine überprüfbare Praxis in Bern

Im SHR-Programm «Die KI-Einführung im eigenen Team gestalten» besteht eine vorgeschlagene Übung darin, einen freigegebenen Arbeitsablauf auszuwählen: die Vorbereitung einer Notiz in der Bundesverwaltung, eine Dokumentensynthese im öffentlichen Gesundheitswesen, die Bearbeitung eines Telekom-Tickets oder die Erstellung eines Abweichungsberichts in der Präzisionsindustrie. Während zweier Wochen erfasst das Team jede Übergabe nach einem KI-unterstützten Schritt mit der empfangenden Person und der erwarteten nächsten Handlung, ohne sensible Daten zu kopieren. Es berechnet den Anteil der Übergaben, bei denen beide Angaben zum Übergabezeitpunkt ausdrücklich festgehalten waren, und hält Zähler und Nenner im Protokoll überprüfbar. Das Ergebnis ist eine lokale Koordinationsdiagnose, kein Produktivitätsnachweis und kein Vergleich zwischen diesen Berner Branchen. Weiterführend: entdecken Sie die KI-Einführung im Team gestalten-Weiterbildung in Bern, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: KI-Einführung im Team gestalten in Bern

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