Priorisieren: Übergaben koordinieren
Ein Team kann seine individuellen Prioritäten einhalten, während ein Dossier zwischen zwei Funktionen liegen bleibt. Die konkrete Führungsfrage lautet: Wie lässt sich Zeit organisieren, wenn das Weiterkommen der einen vom Arbeitsergebnis der anderen abhängt?
Was die Forschung belegt
Connie Gersick (1988, Academy of Management Journal) beobachtete, dass die untersuchten Projektteams keine regelmässige Abfolge von Entwicklungsstufen durchliefen: Phasen relativer Stabilität wurden durch einen Übergang ungefähr zur Hälfte der verfügbaren Zeit getrennt. Die Wahrnehmung der verbleibenden Zeit trug dazu bei, dass die Teams ihre Arbeitsweise überarbeiteten. Diese Beobachtung legt nahe, zwischen der Zeit in der Agenda und dem tatsächlichen Rhythmus des gemeinsamen Fortschritts zu unterscheiden.
Der Mechanismus: Abhängigkeiten verständlich machen
In ihrer Literaturübersicht benennen Gerardo Okhuysen und Beth Bechky (2009, Academy of Management Annals) drei integrierende Bedingungen der Koordination: klare Verantwortlichkeit, Vorhersehbarkeit und gemeinsames Verständnis. Ein gemeinsamer Zeitplan reicht deshalb nicht aus, wenn daraus nicht hervorgeht, wer was wann und in welcher nutzbaren Form bereitstellen soll. Für die Priorisierung rücken damit Aufgaben in den Vordergrund, deren Abschluss die Arbeit anderer erst ermöglicht.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, mehr Meilensteine einzuführen und jede Übergabe zu formalisieren. Diese Arbeiten belegen jedoch nicht, dass eine detailliertere Koordination die Ergebnisse grundsätzlich verbessert. Der angemessene Grad der Formalisierung hängt insbesondere von der Unsicherheit der Arbeit und davon ab, ob sich ein nutzbares Arbeitsergebnis im Voraus definieren lässt. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Die Grenzen der Daten und der Agenden
Die Studie von Connie Gersick beruht auf einer kleinen Gruppe von Projektteams; sie begründet kein allgemeingültiges Gesetz des Arbeitsrhythmus. Die Übersicht von Gerardo Okhuysen und Beth Bechky führt unterschiedliche Forschungsarbeiten zusammen, statt eine einzelne Planungsmethode zu testen. Eine Agenda zeigt in der Praxis die geplante Verfügbarkeit, aber selten, ob der benötigte Beitrag für die nachfolgende Person tatsächlich nutzbar ist.
Eine überprüfbare Praxis in Genf
Im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» besteht eine Übung darin, während zweier Wochen einen Genfer Arbeitsablauf zu verfolgen: die Freigabe eines Dossiers im Private Banking, die Erstellung einer Notiz in einer internationalen Organisation, eine Qualitätsfreigabe in der Luxusuhrenbranche oder die Dokumentenbearbeitung im Rohstoffhandel. Für jede Übergabe werden das erwartete Arbeitsergebnis, die empfangende Person, der Übergabezeitpunkt und der Zeitpunkt erfasst, zu dem diese Person das Ergebnis als nutzbar beurteilt. Anschliessend wird der Median der Zeitspanne zwischen Übergabe und Nutzbarkeit ermittelt, wobei Wartezeiten bis zur Bearbeitung von Nachforderungen fehlender Informationen unterschieden werden. Diese Erfassung beweist keine Trainingswirkung; sie hilft zu prüfen, ob die nächste Anpassung die Aufgabenreihenfolge, die Verfügbarkeit der empfangenden Person oder die Definition des Arbeitsergebnisses betreffen sollte. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Genf, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Genf
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