Definire le priorità: coordinare i passaggi di consegne
Un team può rispettare le priorità individuali lasciando comunque una pratica in attesa tra due funzioni. La domanda manageriale è precisa: come organizzare il tempo quando l’avanzamento di ciascuno dipende da un risultato prodotto da un’altra persona?
Che cosa stabilisce la letteratura
Connie Gersick (1988, Academy of Management Journal) ha osservato che i team di progetto studiati non procedevano attraverso una successione regolare di fasi: periodi di relativa stabilità erano separati da una transizione intorno alla metà del tempo disponibile. La percezione del tempo rimanente contribuiva alla revisione del loro modo di lavorare. Questa osservazione invita a distinguere il tempo registrato nelle agende dal ritmo effettivo dell’avanzamento collettivo.
Il meccanismo: rendere comprensibili le dipendenze
Nella loro rassegna, Gerardo Okhuysen e Beth Bechky (2009, Academy of Management Annals) individuano tre condizioni integratrici del coordinamento: responsabilità identificabili, prevedibilità e comprensione comune. Un calendario condiviso non basta quindi se non chiarisce chi deve fornire che cosa, quando e in quale forma utilizzabile. Per la definizione delle priorità, questo sposta l’attenzione sulle attività la cui conclusione rende possibile il lavoro altrui.
La conclusione affrettata
Se ne potrebbe dedurre che occorra moltiplicare le tappe intermedie e formalizzare ogni passaggio di consegne. Questi lavori non dimostrano che un coordinamento più dettagliato migliori sistematicamente i risultati. Il livello opportuno di formalizzazione dipende soprattutto dall’incertezza del lavoro e dalla possibilità di definire in anticipo che cosa costituisca un risultato utilizzabile. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
I limiti dei dati e delle agende
Lo studio di Connie Gersick si basa su un piccolo insieme di team di progetto; non costituisce una legge generale del ritmo di lavoro. La rassegna di Gerardo Okhuysen e Beth Bechky riunisce ricerche eterogenee, anziché sperimentare un unico metodo di pianificazione. Nella pratica, un’agenda indica una disponibilità prevista, ma raramente mostra se il contributo atteso dal collega successivo sia effettivamente pronto per essere utilizzato.
Una verifica pratica a Ginevra
Nell’ambito del programma SHR «Gestione del tempo e definizione delle priorità», un esercizio consiste nel seguire per due settimane un flusso di lavoro ginevrino: approvazione di una pratica nel private banking, preparazione di una nota in un’organizzazione internazionale, approvazione qualità nell’orologeria di lusso o trattamento documentale nel commercio di materie prime. Per ogni passaggio di consegne, registrare il risultato atteso, il destinatario, l’ora della trasmissione e quella in cui il destinatario lo considera utilizzabile. Misurare quindi l’intervallo mediano tra trasmissione e utilizzabilità, distinguendo l’attesa della presa in carico dalle richieste di integrazione. Questa rilevazione non dimostra l’efficacia di una formazione; permette di verificare se il prossimo adeguamento debba riguardare la sequenza delle attività, la disponibilità del destinatario o la definizione del risultato atteso. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Ginevra, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Ginevra
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