Prioriser : coordonner les passages de relais
Une équipe peut respecter ses priorités individuelles tout en laissant un dossier attendre entre deux fonctions. La question managériale est précise : comment organiser le temps lorsque l’avancement de chacun dépend d’un livrable produit par un autre ?
Ce que la littérature établit
Connie Gersick (1988, Academy of Management Journal) a observé que les équipes de projet étudiées ne progressaient pas par une succession régulière d’étapes : des périodes de relative stabilité étaient séparées par une transition autour du milieu du temps disponible. La perception du temps restant contribuait à la révision de leur manière de travailler. Cette observation invite à distinguer le temps inscrit dans les agendas du rythme réel d’avancement collectif.
Le mécanisme : rendre les dépendances intelligibles
Dans leur synthèse, Gerardo Okhuysen et Beth Bechky (2009, Academy of Management Annals) identifient trois conditions intégratrices de la coordination : la responsabilité identifiable, la prévisibilité et la compréhension commune. Un planning partagé ne suffit donc pas s’il ne permet pas de savoir qui doit fournir quoi, à quel moment et sous quelle forme exploitable. Pour la priorisation, cela déplace l’attention vers les tâches dont la livraison conditionne le travail d’autrui.
La conclusion trop rapide
On pourrait en déduire qu’il faut multiplier les jalons et formaliser chaque transmission. Ces travaux ne démontrent pas qu’une coordination plus détaillée améliore systématiquement les résultats. Le bon niveau de formalisation dépend notamment de l’incertitude du travail et de la possibilité de définir à l’avance ce qu’est un livrable utilisable. (nos formations pour cadres et collaborateurs)
Les limites des données et des agendas
L’étude de Connie Gersick repose sur un petit ensemble d’équipes de projet ; elle ne constitue pas une loi générale du rythme de travail. La synthèse de Gerardo Okhuysen et Beth Bechky rassemble des travaux hétérogènes, plutôt qu’un essai d’une méthode unique de planification. En pratique, un agenda indique une disponibilité prévue, mais rarement si l’élément attendu par le collègue suivant est effectivement prêt à être utilisé.
Une implication pratique, vérifiable à Genève
Dans le cadre du programme SHR « Gestion du temps & priorisation », un exercice consiste à suivre pendant deux semaines un flux de travail genevois : validation d’un dossier en banque privée, préparation d’une note dans une organisation internationale, validation qualité en horlogerie de luxe ou traitement documentaire dans le négoce de matières premières. Pour chaque passage de relais, consigner le livrable attendu, son destinataire, l’heure de transmission et l’heure à laquelle celui-ci le juge exploitable. Mesurer ensuite le délai médian entre transmission et disponibilité exploitable, en distinguant l’attente de prise en charge des demandes de complément. Ce relevé ne prouve pas l’efficacité d’une formation ; il permet de vérifier si le prochain ajustement doit porter sur l’ordre des tâches, la disponibilité du destinataire ou la définition du livrable. Pour aller plus loin : découvrez la formation Gestion du temps & priorisation à Genève, ou parcourez nos formations pour cadres et collaborateurs en Suisse.
En images : Gestion du temps & priorisation à Genève
- gestion du temps & priorisation
- Genève
- recherche
- formation genève