Definire le priorità: capire quando un'attività non merita altro tempo

I metodi di gestione del tempo spiegano spesso come organizzare il lavoro selezionato, meno spesso come rinunciare a quello già avviato. La domanda manageriale è precisa: come decidere se dedicare ancora tempo a un'attività senza lasciare che il tempo già investito determini la decisione?

Che cosa stabilisce la letteratura

Hal R. Arkes e Catherine Blumer (1985, Organizational Behavior and Human Decision Processes) mostrano che un investimento precedente di denaro, impegno o tempo può rafforzare la tendenza a proseguire un'attività. I loro lavori descrivono l'effetto dei costi irrecuperabili: quanto è già stato speso influenza una decisione che dovrebbe riguardare costi e benefici futuri. Per definire le priorità, la distinzione è essenziale: un'attività non diventa più utile domani perché ieri ha occupato gran parte del tempo del team.

Quando la responsabilità spinge a proseguire

Barry M. Staw (1976, Organizational Behavior and Human Performance) studia sperimentalmente l'allocazione di risorse dopo risultati sfavorevoli. Nel suo esperimento, i partecipanti personalmente responsabili della decisione iniziale impegnano più risorse aggiuntive rispetto a chi non ne porta la responsabilità. Questo risultato suggerisce che una revisione delle priorità può diventare anche una difesa della decisione passata, anziché una valutazione dell'utilità futura del lavoro.

La conclusione troppo rapida

Se ne potrebbe dedurre che occorra interrompere ogni progetto deludente o affidare sistematicamente la decisione a una persona esterna. Questi studi non stabiliscono nessuna delle due regole generali. Costi futuri di uscita, obblighi contrattuali o nuove informazioni possono giustificare la prosecuzione; il punto è distinguerli dall'argomento «abbiamo già dedicato troppo tempo a questa attività per fermarci». (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)

Che cosa questi dati non permettono di decidere

Le situazioni studiate non riproducono tutta la complessità di un portafoglio di progetti, in particolare le sue interdipendenze e i suoi vincoli normativi. Non consentono di quantificare le ore che un team zurighese risparmierebbe riesaminando i propri impegni. Nella pratica, nemmeno un'agenda piena permette di distinguere un impegno ancora necessario da un'attività mantenuta soprattutto per giustificare il passato.

Una verifica pratica a Zurigo

Nell'ambito del programma SHR «Gestione del tempo e definizione delle priorità», un team zurighese dei servizi finanziari, delle assicurazioni, del settore tecnologico o di una sede europea può sperimentare una revisione degli impegni per due settimane. Per ogni attività nel perimetro definito all'inizio, registra una decisione — proseguire, ridurre o interrompere —, la sua giustificazione orientata al futuro, un responsabile e un budget di ore per la settimana successiva. La misura è la proporzione delle attività di quel perimetro per cui sono documentati tutti e quattro gli elementi, verificabile nel registro della revisione e nella pianificazione del lavoro. Questo indicatore misura la tracciabilità delle decisioni, non un aumento della produttività; rende tuttavia visibili le attività la cui prosecuzione rimane priva di una giustificazione esplicita. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Zurigo, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.

In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Zurigo

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