Priorisieren: erkennen, welche Arbeit keine weitere Zeit verdient
Zeitmanagementmethoden erklären häufig, wie sich ausgewählte Arbeit organisieren lässt, seltener jedoch, wie bereits begonnene Arbeit beendet werden kann. Die Führungsfrage ist konkret: Wie lässt sich entscheiden, ob eine Tätigkeit weitere Zeit erhalten soll, ohne dass die bereits investierte Zeit die Entscheidung bestimmt?
Was die Literatur belegt
Hal R. Arkes und Catherine Blumer (1985, Organizational Behavior and Human Decision Processes) zeigen, dass bereits investiertes Geld, bereits geleisteter Aufwand oder bereits eingesetzte Zeit die Neigung verstärken können, eine Tätigkeit fortzuführen. Ihre Arbeiten beschreiben den Effekt versunkener Kosten: Bereits getätigte Ausgaben beeinflussen eine Entscheidung, bei der es um künftige Kosten und Nutzen gehen sollte. Für die Priorisierung ist diese Unterscheidung wesentlich: Eine Tätigkeit wird morgen nicht nützlicher, nur weil sie gestern viel Zeit des Teams beansprucht hat.
Wenn Verantwortung zum Weitermachen verleitet
Barry M. Staw (1976, Organizational Behavior and Human Performance) untersucht experimentell die Zuteilung von Ressourcen nach ungünstigen Ergebnissen. In seiner Versuchsanordnung setzen Teilnehmende, die persönlich für die ursprüngliche Entscheidung verantwortlich sind, mehr zusätzliche Ressourcen ein als Personen ohne diese Verantwortung. Das Ergebnis legt nahe, dass eine Überprüfung von Prioritäten auch zur Verteidigung einer früheren Entscheidung werden kann, statt den künftigen Nutzen der Arbeit zu prüfen.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, jedes enttäuschende Projekt müsse abgebrochen oder die Entscheidung grundsätzlich einer aussenstehenden Person übertragen werden. Keine dieser allgemeinen Regeln wird durch die Studien belegt. Künftige Ausstiegskosten, vertragliche Verpflichtungen oder neue Informationen können eine Fortführung rechtfertigen; entscheidend ist, sie vom Argument «Wir haben bereits zu viel Zeit investiert, um aufzuhören» zu unterscheiden. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was diese Daten nicht entscheiden können
Die untersuchten Situationen bilden nicht die gesamte Komplexität eines Projektportfolios ab, insbesondere nicht dessen Abhängigkeiten und regulatorische Vorgaben. Sie erlauben keine Bezifferung der Stunden, die ein Zürcher Team durch eine Überprüfung seiner Verpflichtungen einsparen würde. Auch ein voller Kalender lässt in der Praxis nicht erkennen, ob eine Verpflichtung weiterhin notwendig ist oder eine Tätigkeit hauptsächlich zur Rechtfertigung der Vergangenheit beibehalten wird.
Eine überprüfbare Praxis in Zürich
Im Rahmen des SHR-Programms «Zeitmanagement & Priorisierung» kann ein Zürcher Team aus Finanzdienstleistungen, Versicherungen, der Techbranche oder einem europäischen Konzernsitz während zweier Wochen eine Überprüfung laufender Verpflichtungen erproben. Für jede Tätigkeit im vorab festgelegten Prüfbereich dokumentiert es eine Entscheidung — fortführen, reduzieren oder beenden —, deren zukunftsbezogene Begründung, eine verantwortliche Person und ein Stundenbudget für die Folgewoche. Gemessen wird der Anteil der Tätigkeiten in diesem Prüfbereich, für die alle vier Angaben vorliegen, überprüfbar im Prüfprotokoll und in der Arbeitsplanung. Diese Quote misst die Nachvollziehbarkeit der Entscheidungen, nicht einen Produktivitätsgewinn; sie macht jedoch Tätigkeiten sichtbar, deren Fortführung weiterhin nicht ausdrücklich begründet ist. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Zürich, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Zürich
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