Priorisieren: Sollten fast abgeschlossene Aufgaben Vorrang haben?

Fast fertige Aufgaben abzuschliessen, scheint eine vernünftige Art zu sein, den Arbeitstag zu organisieren. Die präzisere Führungsfrage lautet: Rechtfertigt die Nähe zum Abschluss, eine Aufgabe einer anderen vorzuziehen, die weniger weit fortgeschritten, aber wichtiger ist?

Was die Forschung belegt

Ran Kivetz, Oleg Urminsky und Yuhuang Zheng (2006, Journal of Marketing Research) zeigen insbesondere anhand von Kundenbindungsprogrammen, dass die Aktivität zunimmt, je näher die Teilnehmenden einer Belohnung kommen. Ihre Ergebnisse stützen die Zielgradienten-Hypothese: Die verbleibende Distanz bestimmt die Intensität der Anstrengung mit. Sie belegen jedoch nicht, dass berufliche Aufgaben kurz vor dem Abschluss eine höhere Priorität verdienen.

Wahrgenommener Fortschritt kann selbst Anstrengung mobilisieren

Joseph C. Nunes und Xavier Drèze (2006, Journal of Consumer Research) zeigen, dass ein künstlich gewährter Vorsprung auf dem Weg zu einem Ziel dessen Erreichung fördern kann, selbst wenn die verbleibende Anstrengung identisch ist. Einen Weg als bereits begonnen darzustellen, ist somit nicht unbedingt gleichbedeutend damit, ihn als noch vollständig zu bewältigen darzustellen. Für Führungskräfte ergibt sich daraus ein Anlass zur Aufmerksamkeit: Der angezeigte Fortschritt könnte die Zeitverteilung unabhängig vom Wert des Ergebnisses beeinflussen.

Der vorschnelle Schluss

Daraus könnte man ableiten, fast abgeschlossenen Aufgaben grundsätzlich zu misstrauen. Das würde einen Motivationsmechanismus mit einem Entscheidungsfehler verwechseln: Ein Abschluss kann eine nachgelagerte Arbeit ermöglichen, eine Lieferung freigeben oder eine tatsächliche Sanktion vermeiden. Entscheidend ist, den Vorrang mit den Folgen des Abschlusses zu begründen und nicht allein mit der Befriedigung, etwas erledigt zu haben. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was diese Daten nicht entscheiden können

Diese Studien untersuchen die Zielverfolgung in Konsumkontexten, nicht die Abwägung zwischen konkurrierenden beruflichen Aufgaben. Sie bestimmen weder einen optimalen Fortschrittsgrad noch eine allgemeingültige Regel für die Reihenfolge der Arbeit. In der Praxis kann die Bezeichnung «fast abgeschlossen» zudem eine unsichere Freigabe verdecken: Eine Prozentangabe zum Fortschritt ersetzt keine Beschreibung der verbleibenden Arbeit.

Eine überprüfbare Praxis in Bern

Im Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» von SHR — Swiss Human Resources lässt sich in Bern folgende Übung einsetzen: Priorisierungsentscheidungen während zweier Wochen prüfen, ob sie nun ein Dossier der Bundesverwaltung, eine Analyse im Bereich öffentliche Gesundheit, eine Telekomlieferung oder ein Los der Präzisionsfertigung betreffen. Wird eine Arbeit vorgezogen, weil sie fast abgeschlossen ist, werden die verbleibende Arbeit, die erwartete Folge des Abschlusses und die zurückgestellte Aufgabe festgehalten. Anschliessend wird der Anteil dieser Entscheidungen berechnet, für die eine ausdrückliche Folge jenseits von «fertig werden» dokumentiert ist; am Ende des Zeitraums wird geprüft, ob diese Folge eingetreten ist. Diese Messung belegt keinen Produktivitätsgewinn, sondern prüft, ob die Nähe zum Abschluss mit einer dokumentierten betrieblichen Begründung einhergeht. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Bern, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Bern

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