Definire le priorità: i lavori quasi conclusi devono venire prima?

Terminare ciò che è quasi concluso sembra un modo ragionevole di organizzare la giornata. La domanda manageriale è più precisa: la vicinanza alla conclusione giustifica la precedenza di un lavoro rispetto a un altro, meno avanzato ma più importante?

Che cosa stabilisce la letteratura

Ran Kivetz, Oleg Urminsky e Yuhuang Zheng (2006, Journal of Marketing Research) mostrano, in particolare nei programmi di fidelizzazione, che l'attività accelera man mano che i partecipanti si avvicinano a una ricompensa. I risultati sostengono l'ipotesi del gradiente dell'obiettivo: la distanza rimanente contribuisce a determinare l'intensità dello sforzo. Non dimostrano, tuttavia, che le attività professionali prossime alla conclusione meritino una priorità superiore.

Il progresso percepito può mobilitare lo sforzo

Joseph C. Nunes e Xavier Drèze (2006, Journal of Consumer Research) mostrano che un vantaggio iniziale attribuito artificialmente nel percorso verso un obiettivo può favorirne il raggiungimento, anche quando lo sforzo rimanente è identico. Presentare un percorso come già iniziato non equivale quindi necessariamente a presentarlo come interamente da intraprendere. Per il management, questo suggerisce una cautela: l'avanzamento visualizzato potrebbe influenzare l'allocazione del tempo indipendentemente dal valore del risultato.

La conclusione troppo affrettata

Se ne potrebbe dedurre che occorra sempre diffidare dei lavori quasi conclusi. Significherebbe confondere un meccanismo motivazionale con un errore decisionale: concludere un lavoro può sbloccare un'attività dipendente, consentire una consegna o evitare una penalità effettiva. La distinzione consiste nel giustificarne la priorità attraverso le conseguenze della conclusione, non con la sola soddisfazione di chiuderlo. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)

Che cosa questi dati non permettono di decidere

Questi studi riguardano il perseguimento di obiettivi in contesti di consumo, non la scelta tra attività professionali concorrenti. Non stabiliscono né una soglia ottimale di avanzamento né una regola universale per ordinare il lavoro. Nella pratica, l'indicazione «quasi concluso» può inoltre nascondere un'approvazione incerta: una percentuale di avanzamento non sostituisce una descrizione del lavoro rimanente.

Una verifica pratica a Berna

Nel programma «Gestione del tempo e definizione delle priorità» di SHR — Swiss Human Resources, un esercizio applicabile a Berna consiste nell'esaminare le decisioni di priorità per due settimane, che riguardino una pratica dell'amministrazione federale, un'analisi di salute pubblica, una consegna nelle telecomunicazioni o un lotto dell'industria di precisione. Quando un lavoro viene anteposto a un altro perché quasi concluso, annotare il lavoro rimanente, la conseguenza attesa della sua conclusione e l'attività rinviata. Calcolare poi la proporzione di queste decisioni accompagnate da una conseguenza esplicita diversa dal semplice «finire» e verificare, al termine del periodo, se tale conseguenza si è prodotta. Questa misura non dimostra un aumento di produttività, ma permette di verificare se la vicinanza alla conclusione è accompagnata da una giustificazione operativa documentata. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Berna, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.

In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Berna

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