Prioritizzare: conviene scaglionare le scadenze intermedie?
Un incarico importante può restare a lungo secondario nell’agenda, per poi assorbire tutta l’attenzione quando si avvicina la consegna. La domanda manageriale è precisa: distribuire le scadenze intermedie migliora l’esecuzione o aggiunge soltanto vincoli?
Che cosa stabilisce la letteratura
Dan Ariely e Klaus Wertenbroch (2002, Psychological Science) hanno studiato l’uso delle scadenze per limitare la procrastinazione, attraverso elaborati universitari e un compito di correzione di testi. I partecipanti accettavano di imporsi scadenze vincolanti, ma non le distribuivano in modo ottimale. Nell’esperimento di correzione, scadenze esterne distribuite a intervalli regolari producevano risultati migliori rispetto a scadenze scelte dai partecipanti o a un’unica scadenza finale.
Perché la scadenza finale talvolta motiva troppo tardi
Piers Steel (2007, Psychological Bulletin), in una rassegna meta-analitica e teorica, individua il tempo che precede le conseguenze di un compito tra i fattori associati alla procrastinazione. Il suo quadro teorico descrive una motivazione sensibile alla vicinanza temporale dei risultati attesi. Una scadenza intermedia può quindi avvicinare una conseguenza del lavoro, purché corrisponda a un risultato identificabile e non a un semplice promemoria.
La conclusione troppo rapida
Si potrebbe dedurne che ogni progetto debba essere suddiviso in una fitta successione di date obbligatorie. Questi lavori, tuttavia, non stabiliscono né una frequenza universale né la superiorità dei vincoli imposti in tutte le situazioni professionali. Quando il lavoro presenta una forte incertezza, fissare troppo presto i risultati intermedi rischia di orientare gli sforzi verso il rispetto della pianificazione anziché verso l’esito desiderato. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa i dati non permettono di prescrivere
Gli esperimenti sulle scadenze riguardano compiti circoscritti, diversi da alcuni progetti collettivi soggetti ad approvazioni successive. La meta-analisi riunisce associazioni e non costituisce una sperimentazione delle scadenze scaglionate nelle imprese zurighesi. Occorre quindi distinguere un risultato effettivamente utilizzabile da una tappa amministrativa: rispettare la seconda non dimostra un avanzamento del primo.
Una verifica pratica a Zurigo
Nell’ambito del programma SHR «Gestione del tempo e priorità», un team zurighese dei servizi finanziari, delle assicurazioni, del settore tecnologico o di una sede europea potrebbe sperimentare scadenze intermedie su una categoria di incarichi ricorrenti. Il protocollo proposto consiste nel definire, prima del ciclo successivo, risultati intermedi utilizzabili e relativi criteri di accettazione, per poi confrontare con il ciclo precedente la quota di incarichi accettati entro la scadenza finale senza correzioni rilevanti. Registrare anche il tempo dedicato alle approvazioni intermedie e le modifiche al perimetro del lavoro permetterebbe di valutare il costo del dispositivo e interpretare il confronto con cautela, senza attribuirgli automaticamente un effetto causale. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Zurigo, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Zurigo
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