Priorisieren: Sollten Zwischenfristen gestaffelt werden?
Ein wichtiger Auftrag kann im Arbeitsplan lange nachrangig bleiben und kurz vor der Abgabe die gesamte Aufmerksamkeit beanspruchen. Die konkrete Führungsfrage lautet: Verbessern gestaffelte Zwischenfristen die Umsetzung, oder schaffen sie lediglich zusätzliche Vorgaben?
Was die Forschung belegt
Dan Ariely und Klaus Wertenbroch (2002, Psychological Science) untersuchten bei Studienarbeiten und einer Korrekturaufgabe, wie Fristen das Aufschieben begrenzen können. Die Teilnehmenden waren bereit, sich selbst verbindliche Fristen zu setzen, verteilten diese jedoch nicht optimal. Im Korrekturexperiment führten extern gesetzte, gleichmässig verteilte Fristen zu besseren Ergebnissen als selbst gewählte Fristen oder ein einziger Endtermin.
Warum der Endtermin manchmal zu spät motiviert
Piers Steel (2007, Psychological Bulletin) identifiziert in einer metaanalytischen und theoretischen Übersicht die zeitliche Verzögerung bis zu den Konsequenzen einer Aufgabe als einen der Faktoren, die mit Prokrastination zusammenhängen. Sein theoretischer Rahmen beschreibt Motivation als abhängig von der zeitlichen Nähe erwarteter Ergebnisse. Eine Zwischenfrist kann eine Konsequenz der Arbeit somit zeitlich näher rücken, sofern sie mit einem erkennbaren Ergebnis und nicht nur mit einer Erinnerung verbunden ist.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, jedes Projekt in eine dichte Folge verbindlicher Termine aufteilen zu müssen. Diese Arbeiten belegen jedoch weder eine allgemeingültige Häufigkeit noch die Überlegenheit vorgegebener Fristen in sämtlichen beruflichen Situationen. Bei grosser Unsicherheit kann eine zu frühe Festlegung der Zwischenergebnisse dazu führen, dass sich die Anstrengungen eher auf die Einhaltung der Planung als auf das angestrebte Ergebnis richten. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was sich aus den Daten nicht ableiten lässt
Die Fristenexperimente betreffen klar abgegrenzte Aufgaben, die sich von manchen gemeinsamen Projekten mit aufeinanderfolgenden Freigaben unterscheiden. Die Metaanalyse bündelt Zusammenhänge und ist kein Versuch zur Staffelung von Fristen in Zürcher Unternehmen. Ein tatsächlich nutzbares Arbeitsergebnis muss deshalb von einem administrativen Meilenstein unterschieden werden: Das Erreichen des zweiten belegt keinen Fortschritt beim ersten.
Eine überprüfbare Praxis in Zürich
Im Rahmen des SHR-Programms «Zeitmanagement & Priorisierung» könnte ein Zürcher Team aus Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Tech oder einem europäischen Konzernsitz Zwischenfristen für eine Kategorie wiederkehrender Aufträge testen. Das vorgeschlagene Vorgehen besteht darin, vor dem nächsten Arbeitszyklus nutzbare Zwischenergebnisse und deren Abnahmekriterien festzulegen und anschliessend den Anteil der bis zum Endtermin ohne grössere Korrekturen abgenommenen Aufträge mit dem vorherigen Zyklus zu vergleichen. Zusätzlich den Zeitaufwand für Zwischenfreigaben und Änderungen des Auftragsumfangs zu erfassen, würde helfen, die Kosten des Vorgehens zu beurteilen und den Vergleich einzuordnen, ohne ihm automatisch eine kausale Wirkung zuzuschreiben. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Zürich, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Zürich
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