Projektmanagement: Schafft ein gemeinsames Dokument auch gemeinsames Verständnis?

In einem funktionsübergreifenden Projekt kann ein Arbeitsergebnis umfassend dokumentiert und für die empfangende Stelle dennoch schwer nutzbar sein. Die konkrete Führungsfrage lautet: Wie lässt sich überprüfen, ob ein gemeinsames Dokument die Koordination zwischen Funktionen tatsächlich unterstützt?

Was die Literatur zeigt

Paul R. Carlile (2002, Organization Science) untersucht in einer Feldstudie zur Entwicklung neuer Produkte Wissensgrenzen zwischen Fachbereichen. Seine Analyse zeigt, wie gemeinsame Objekte, etwa Darstellungen oder Prototypen, Abhängigkeiten und Unterschiede zwischen Arbeitspraktiken sichtbar machen können. Ihr Nutzen liegt somit nicht allein in den enthaltenen Informationen, sondern auch in der Auseinandersetzung mit Unterschieden, die sie ermöglichen.

Übertragen, übersetzen oder verändern

Paul R. Carlile (2004, Organization Science) entwickelt einen Bezugsrahmen, der zwischen Übertragung, Übersetzung und Transformation von Wissen über Funktionsgrenzen hinweg unterscheidet. Ein gemeinsamer Wortschatz kann genügen, wenn es um die Übermittlung geht; unterschiedliche Interpretationen erfordern Übersetzungsarbeit. Unterscheiden sich Interessen und praktische Folgen, kann Koordination verlangen, das eingesetzte Wissen und bestehende Vereinbarungen zu verändern, statt lediglich Begriffe zu präzisieren.

Der vorschnelle Schluss

Daraus könnte man ableiten, dass eine einheitliche Dokumentvorlage für alle Projekte ausreicht. Die Arbeiten legen vielmehr nahe, dass ein gemeinsames Arbeitsmittel dann nützlich wird, wenn Fachbereiche damit ihre Rahmenbedingungen offenlegen und Meinungsverschiedenheiten bearbeiten können. Eine standardisierte Form kann das Koordinationsproblem unverändert lassen, wenn die Folgen für die Beteiligten nicht geprüft werden. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was diese Arbeiten nicht versprechen können

Die Feldstudie ist keine vergleichende Prüfung von Projektmanagementmethoden, und der zweite Artikel entwickelt einen konzeptionellen Bezugsrahmen. Die Arbeiten erlauben deshalb weder eine Bezifferung von Zeitgewinnen noch die Aussage, ein Dokumenttyp sei in allen Branchen überlegen. In regulierten Tätigkeiten ersetzt gemeinsames Verständnis zudem weder die formale Validierung noch die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen.

Eine überprüfbare Praxis in Basel

Im SHR-Programm « Gestion de projet » bietet sich als mögliche Übung an, eine Übergabe zwischen internationaler Forschung und Entwicklung, Pharmaqualität und einem Partner der Rheinlogistik in einem Basler Life-Sciences-Projekt zu untersuchen. Während zweier Wochen halten die übergebende und die empfangende Stelle für jedes ausgewählte Arbeitsergebnis unabhängig voneinander das Akzeptanzkriterium, die kritische Rahmenbedingung und die erwartete nächste Handlung fest; anschliessend werden die Antworten vor jeder Klärung verglichen. Der Anteil der Übergaben mit mindestens einer klärungsbedürftigen Abweichung liefert einen überprüfbaren Indikator für gemeinsames Verständnis, sofern die ursprünglichen Antworten und die festgestellten Abweichungen aufbewahrt werden. Eine Wiederholung nach Anpassung des Dokuments macht lokale Veränderungen sichtbar, ohne diese automatisch dem Dokument allein zuzuschreiben. Weiterführend: entdecken Sie die Projektmanagement-Weiterbildung in Basel, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Projektmanagement in Basel

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