Gestion de projet : un document partagé suffit-il à se comprendre ?
Dans un projet associant plusieurs métiers, un livrable peut être parfaitement documenté et rester difficile à utiliser par son destinataire. La question managériale est précise : comment vérifier qu’un document commun permet réellement de coordonner le travail entre fonctions ?
Ce que la littérature établit
Paul R. Carlile (2002, Organization Science) étudie, dans une enquête de terrain sur le développement de nouveaux produits, les frontières de connaissances entre métiers. Son analyse montre comment des objets communs, tels que des représentations ou des prototypes, peuvent aider à rendre visibles les dépendances et les différences entre pratiques. Leur utilité ne tient donc pas uniquement à l’information qu’ils contiennent, mais au travail de confrontation qu’ils rendent possible.
Transmettre, traduire ou transformer
Paul R. Carlile (2004, Organization Science) propose un cadre distinguant le transfert, la traduction et la transformation des connaissances aux frontières entre fonctions. Un vocabulaire commun peut suffire lorsque le problème relève de la transmission ; des interprétations divergentes exigent un travail de traduction. Lorsque les intérêts et les conséquences pratiques diffèrent, la coordination peut demander de modifier les connaissances mobilisées et les arrangements existants, plutôt que de simplement préciser les termes.
La conclusion trop rapide
On pourrait en déduire qu’il suffit d’imposer un modèle documentaire unique à tous les projets. Ces travaux suggèrent plutôt qu’un support commun devient utile lorsqu’il permet aux métiers d’exposer leurs contraintes et de traiter leurs désaccords. Standardiser la forme sans examiner les conséquences pour chacun peut laisser intact le problème de coordination. (nos formations pour cadres et collaborateurs)
Ce que ces travaux ne permettent pas de promettre
L’étude de terrain ne constitue pas un essai comparatif de méthodes de gestion de projet, et le second article développe un cadre conceptuel. Ces travaux ne permettent donc pas de chiffrer un gain de délai ni d’affirmer qu’un type de document serait supérieur dans tous les secteurs. Dans les activités réglementées, une compréhension commune ne remplace par ailleurs ni la validation formelle ni la traçabilité des décisions.
Une implication pratique, vérifiable à Bâle
Dans le cadre du programme « Gestion de projet » de SHR, un exercice possible consiste à examiner une passation entre R&D internationale, qualité pharma et partenaire de logistique rhénane, sur un projet bâlois en sciences de la vie. Pendant deux semaines, demander séparément à l’émetteur et au destinataire de chaque livrable retenu d’expliciter le critère d’acceptation, la contrainte critique et la prochaine action attendue, puis comparer leurs réponses avant toute clarification. Mesurer la proportion de passations présentant au moins un écart nécessitant une clarification, en conservant les réponses initiales et les écarts constatés, fournit un indicateur vérifiable de compréhension partagée. Répéter la mesure après adaptation du support permet de suivre une évolution locale, sans attribuer automatiquement celle-ci au seul document. Pour aller plus loin : découvrez la formation Gestion de projet à Bâle, ou parcourez nos formations pour cadres et collaborateurs en Suisse.
En images : Gestion de projet à Bâle
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