Gestione di progetto: un documento condiviso basta per capirsi?
In un progetto che coinvolge più funzioni, un risultato può essere documentato in modo completo e restare difficile da utilizzare per chi lo riceve. La domanda manageriale è precisa: come verificare che un documento comune consenta davvero di coordinare il lavoro tra funzioni?
Che cosa emerge dalla letteratura
Paul R. Carlile (2002, Organization Science) esamina i confini della conoscenza tra funzioni attraverso uno studio sul campo dedicato allo sviluppo di nuovi prodotti. La sua analisi mostra come oggetti comuni, quali rappresentazioni o prototipi, possano rendere visibili le interdipendenze e le differenze tra pratiche professionali. La loro utilità non risiede quindi soltanto nelle informazioni contenute, ma anche nel confronto che rendono possibile.
Trasferire, tradurre o trasformare
Paul R. Carlile (2004, Organization Science) propone un quadro che distingue il trasferimento, la traduzione e la trasformazione delle conoscenze attraverso i confini tra funzioni. Un vocabolario comune può bastare quando il problema riguarda la trasmissione; interpretazioni divergenti richiedono un lavoro di traduzione. Quando gli interessi e le conseguenze pratiche differiscono, il coordinamento può richiedere di modificare le conoscenze utilizzate e gli accordi esistenti, anziché limitarsi a precisare i termini.
La conclusione affrettata
Si potrebbe dedurne che basti imporre un modello documentale unico a tutti i progetti. Questi lavori suggeriscono invece che uno strumento comune diventa utile quando permette alle funzioni di esplicitare i propri vincoli e affrontare i disaccordi. Standardizzare la forma senza esaminare le conseguenze per ciascuno può lasciare intatto il problema di coordinamento. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa questi lavori non permettono di promettere
Lo studio sul campo non è una sperimentazione comparativa di metodi di gestione di progetto, mentre il secondo articolo sviluppa un quadro concettuale. Questi lavori non consentono quindi di quantificare un risparmio di tempo né di affermare che un tipo di documento sia superiore in tutti i settori. Nelle attività regolamentate, la comprensione comune non sostituisce inoltre né la validazione formale né la tracciabilità delle decisioni.
Una verifica pratica a Basilea
Nell’ambito del programma « Gestion de projet » di SHR, un possibile esercizio consiste nell’esaminare un passaggio di consegne tra R&S internazionale, qualità farmaceutica e un partner della logistica renana, in un progetto basilese nelle scienze della vita. Per due settimane, chiedere separatamente a chi consegna e a chi riceve ciascun risultato selezionato di esplicitare il criterio di accettazione, il vincolo critico e la successiva azione attesa, confrontando poi le risposte prima di qualsiasi chiarimento. Misurare la proporzione di passaggi con almeno una discrepanza che richiede un chiarimento, conservando le risposte iniziali e le discrepanze rilevate, fornisce un indicatore verificabile della comprensione condivisa. Ripetere la misurazione dopo aver adattato il documento permette di seguire un’evoluzione locale, senza attribuirla automaticamente al solo documento. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione di progetto a Basilea, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
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