Projektmanagement: Wann ist die Übergabe wirklich möglich?

Ein Projekt kann offiziell abgeschlossen sein, während sein Team für den täglichen Betrieb des gelieferten Ergebnisses weiterhin unverzichtbar bleibt. Die Führungsfrage ist präzise: Auf welche Nachweise lässt sich die Entscheidung stützen, dass das Betriebsteam übernehmen kann?

Was die Literatur belegt

Gabriel Szulanski (1996, Strategic Management Journal) untersucht Hindernisse beim Transfer bewährter Praktiken innerhalb von Unternehmen. Seine Ergebnisse zeigen insbesondere die Bedeutung einer begrenzten Fähigkeit der Empfänger, Wissen aufzunehmen, unklarer Ursache-Wirkungs-Zusammenhänge und schwieriger Beziehungen zwischen Wissensquelle und Empfänger. Auf den Projektabschluss übertragen legt diese Perspektive nahe, dass die Übergabe einer Verfahrensanweisung noch nicht belegt, dass ihre Anwendung beherrscht wird.

Der Mechanismus: eine Fähigkeit übertragen, nicht nur Informationen

Linda Argote und Paul Ingram (2000, Organizational Behavior and Human Decision Processes) legen eine theoretische Synthese vor, in der Wissen in Personen, Werkzeugen, Aufgaben und deren Verknüpfungen verankert ist. Sein Transfer lässt sich deshalb nicht auf die Weitergabe von Inhalten zwischen Teams reduzieren. Für ein Projekt bedeutet dies, auch zu prüfen, ob das übernehmende Team über die Zugriffsrechte, Kompetenzen und Arbeitsbeziehungen verfügt, die es für den Betrieb des gelieferten Ergebnisses benötigt.

Der voreilige Schluss

Daraus könnte man ableiten, dass das Projektteam grundsätzlich länger eingebunden bleiben sollte. Diese Arbeiten belegen weder, dass eine längere Begleitung immer vorzuziehen ist, noch, dass es eine optimale Übergangsdauer gibt. Entscheidend ist vielmehr die Unterscheidung zwischen Unterstützung, die die Fähigkeiten des übernehmenden Teams entwickelt, und Unterstützung, die ihm die Arbeit weiterhin abnimmt. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was die Daten nicht entscheiden können

Die Untersuchung zum Transfer bewährter Praktiken bewertet nicht unmittelbar die Übergabe von Projekten an den Betrieb, und die theoretische Synthese ist kein Test eines Abschlussverfahrens. Aus diesen Quellen lässt sich daher kein allgemeingültiger Schwellenwert für selbstständiges Arbeiten ableiten. Eine dokumentarische Abnahme hält fest, dass Unterlagen übergeben wurden; sie prüft allein noch nicht, ob das übernehmende Team eine ungewohnte Situation bewältigen kann.

Eine überprüfbare Praxis in Zürich

Im Rahmen des SHR-Programms «Projektmanagement» bietet sich für Finanzdienstleister, Versicherungen, Tech-Unternehmen und europäische Hauptsitze internationaler Konzerne in Zürich eine Übung an: die Übergabe vor dem Projektabschluss zu testen. Beide Teams legen vorab repräsentative Betriebsfälle, Erfolgskriterien und zwingende Freigaben fest; anschliessend bearbeitet das übernehmende Team die Fälle in einer Umgebung ohne Risiken für die Kundschaft. Gemessen wird der Anteil erfolgreich bearbeiteter Fälle ohne ungeplanten Eingriff des Projektteams, ergänzt um ein Protokoll der benötigten Hilfen: fehlender Zugriff, Erklärung, Entscheidung oder Korrektur. Das Ergebnis liefert eine beobachtbare Grundlage für gezielte Unterstützung, ohne Compliance-Anforderungen zu ersetzen oder vollständige Selbstständigkeit nachzuweisen. Weiterführend: entdecken Sie die Projektmanagement-Weiterbildung in Zürich, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Projektmanagement in Zürich

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