Projektmanagement: Was kostet der Wechsel zwischen Aufgaben?
Ein Zeitplan kann rechnerisch aufgehen und dennoch zu einer fragmentierten Arbeitsweise führen. Die konkrete Führungsfrage lautet: Sollten Aufgaben desselben Projekts gebündelt werden, statt im Tagesverlauf wiederholt zwischen Projekten zu wechseln?
Was die Forschung belegt
Sophie Leroy (2009, Organizational Behavior and Human Decision Processes) untersucht das «Aufmerksamkeitsresiduum»: Beim Aufgabenwechsel kann ein Teil der Aufmerksamkeit an der vorherigen Aufgabe haften bleiben. Ihre Experimente zeigen, dass das Verlassen einer unerledigten Aufgabe die Leistung bei der nächsten beeinträchtigen kann. Im Zeitplan verfügbar zu sein, bedeutet deshalb nicht, auch kognitiv sofort verfügbar zu sein.
Der Mechanismus hinter dem Aufgabenwechsel
Joshua S. Rubinstein, David E. Meyer und Jeffrey E. Evans (2001, Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance) zeigen anhand experimenteller Aufgaben, dass Wechsel einen mit der kognitiven Kontrolle verbundenen Zeitaufwand verursachen. Ziele zu wechseln und die jeweils relevanten Regeln zu aktivieren, geschieht nicht augenblicklich. Dieser Mechanismus unterscheidet sich vom Aufmerksamkeitsresiduum; beide Arbeiten sprechen jedoch dagegen, Übergänge als neutrale Zeit zu behandeln.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, dass jede Person nur an einem Projekt arbeiten sollte. Die Studien bestimmen jedoch weder eine optimale Anzahl paralleler Projekte noch belegen sie, dass jede Unterbrechung schädlich ist. Eine Qualitätswarnung oder eine Entscheidung, die einem Partner die Weiterarbeit ermöglicht, kann einen Wechsel rechtfertigen; entscheidend ist die Unterscheidung zwischen notwendigen Wechseln und vermeidbarer Fragmentierung. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was der Zeitplan nicht sichtbar macht
Diese experimentellen Befunde messen nicht unmittelbar die Folgen einer Arbeitsreorganisation in einem Freiburger Unternehmen. Auch eine zusammengefasste Zeiterfassung unterscheidet nicht zwischen einer durchgehenden Arbeitsphase und mehreren unterbrochenen Phasen. Aufgabenkomplexität, dringende Anfragen und Abhängigkeiten zwischen Fachbereichen müssen deshalb dokumentiert werden, bevor Verzögerungen allein auf Kontextwechsel zurückgeführt werden.
Eine überprüfbare Praxis in Freiburg
Im SHR-Programm «Projektmanagement» könnte eine vorgeschlagene Übung in Freiburg ein Projekt mit einem Unternehmen der Lebensmittelwirtschaft, einem zweisprachigen Industriepartner und einem Team des Hochschulstandorts betreffen. Verglichen werden zwei gleich lange Zeiträume: einer mit der üblichen Organisation, der andere mit projektbezogenen Arbeitsblöcken und einem weiterhin verfügbaren Kanal für dringende Anliegen. Erfasst werden die Projektwechsel pro Person und Tag sowie der Anteil der bis zum vereinbarten Termin ohne wesentliche Nacharbeit abgenommenen Ergebnisse, gemäss einem vorab festgelegten Kriterium. Das ermöglicht eine lokale Überprüfung, ohne eine allfällige Verbesserung als Kausalnachweis zu behandeln oder Unterbrechungen von vornherein der Zweisprachigkeit zuzuschreiben. Weiterführend: entdecken Sie die Projektmanagement-Weiterbildung in Freiburg, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Projektmanagement in Freiburg
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