Urgenza e importanza: rendere visibili le scelte di priorità
Nel programma «Gestione del tempo & definizione delle priorità» di SHR — Swiss Human Resources, distinguere urgenza e importanza merita più di un'indicazione generale. La domanda manageriale è precisa: come evitare che una richiesta con scadenza ravvicinata soppianti un lavoro più utile, senza trascurare i vincoli operativi reali?
Che cosa stabilisce la letteratura
Meng Zhu, Yang Yang e Christopher K. Hsee (2018, Journal of Consumer Research) hanno individuato un «effetto di mera urgenza»: nei loro esperimenti, una scadenza artificialmente ravvicinata può orientare la scelta verso un compito meno remunerativo. L'urgenza apparente influenza quindi l'allocazione dello sforzo al di là del valore del risultato. Questo non significa che ogni compito urgente sia secondario, ma che la sua scadenza può diventare un criterio di scelta eccessivamente saliente.
Un meccanismo complementare: l'obiettivo dirige l'attenzione
Edwin A. Locke e Gary P. Latham (2002, American Psychologist) sintetizzano ricerche che mostrano, tra l'altro, come gli obiettivi dirigano attenzione e sforzo verso le attività pertinenti. Obiettivi precisi e impegnativi possono sostenere la prestazione a determinate condizioni, tra cui l'impegno verso l'obiettivo, il feedback e le capacità necessarie. Una plausibile implicazione manageriale consiste nel rendere esplicito il risultato prioritario, anziché lasciare che siano soltanto le scadenze a strutturare le scelte.
La conclusione troppo rapida
Si potrebbe dedurne che occorra sempre anteporre ciò che è importante a ciò che è urgente. Si dimenticherebbe però che una scadenza può corrispondere a conseguenze rilevanti: sicurezza alimentare, fermo della produzione o impegno verso un partner universitario. Una valutazione utile riguarda ciò che si perderà effettivamente rinviando un compito, non l'opposizione astratta tra due etichette. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa i dati non permettono di decidere
Gli esperimenti sulla mera urgenza si basano su scelte controllate, con ricompense e scadenze che non riproducono tutte le interdipendenze del lavoro collettivo. La sintesi sugli obiettivi non convalida, da sola, un metodo universale per ordinare i compiti. Una matrice di urgenza e importanza resta quindi un supporto alla discussione, non una misura oggettiva del valore del lavoro.
Una verifica pratica a Friburgo
A Friburgo, SHR può proporre ai team dell'agroalimentare, dell'industria bilingue e del polo universitario di registrare i cambiamenti di priorità per due settimane. Per ogni richiesta che soppianta un lavoro programmato, annotare la scadenza richiesta, la conseguenza concreta di un rinvio e il compito accantonato, utilizzando criteri equivalenti in francese e tedesco quando necessario. Calcolare poi la proporzione di questi cambiamenti per i quali una conseguenza del rinvio è stata esplicitata al momento della decisione. Questo indicatore verifica la tracciabilità della scelta, non la sua correttezza né un aumento della produttività. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Friburgo, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Friburgo
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