Dringlichkeit und Wichtigkeit: Abwägungen sichtbar machen
Im Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» von SHR — Swiss Human Resources verdient die Unterscheidung zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit mehr als eine allgemeine Handlungsanweisung. Die konkrete Führungsfrage lautet: Wie lässt sich verhindern, dass eine kurzfristige Anfrage wertvollere Arbeit verdrängt, ohne tatsächliche betriebliche Zwänge zu vernachlässigen?
Was die Forschung belegt
Meng Zhu, Yang Yang und Christopher K. Hsee (2018, Journal of Consumer Research) beschreiben einen «Mere Urgency Effect»: In ihren Experimenten kann eine künstlich verkürzte Frist die Wahl auf eine Aufgabe mit geringerer finanzieller Vergütung lenken. Wahrgenommene Dringlichkeit beeinflusst die Verteilung des Arbeitseinsatzes somit unabhängig vom Wert des Ergebnisses. Das bedeutet nicht, dass jede dringende Aufgabe nachrangig ist, sondern dass ihre Frist als Entscheidungskriterium übermässig hervorstechen kann.
Ein ergänzender Mechanismus: Ziele lenken die Aufmerksamkeit
Edwin A. Locke und Gary P. Latham (2002, American Psychologist) fassen Forschungsarbeiten zusammen, die unter anderem zeigen, dass Ziele Aufmerksamkeit und Anstrengung auf zielrelevante Tätigkeiten lenken. Konkrete, anspruchsvolle Ziele können die Leistung unter bestimmten Bedingungen fördern, darunter Zielbindung, Rückmeldung und die notwendigen Fähigkeiten. Eine plausible Folgerung für die Führung ist, das vorrangige Ergebnis ausdrücklich zu benennen, statt Entscheidungen allein durch Fristen strukturieren zu lassen.
Der voreilige Schluss
Daraus könnte man ableiten, dass Wichtiges grundsätzlich vor Dringendem kommen sollte. Das würde verkennen, dass eine Frist für erhebliche Konsequenzen stehen kann: Lebensmittelsicherheit, einen Produktionsstillstand oder eine Verpflichtung gegenüber einem universitären Partner. Eine sinnvolle Abwägung fragt danach, was durch das Verschieben einer Aufgabe tatsächlich verloren geht, statt zwei abstrakte Kategorien gegeneinanderzustellen. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was die Daten nicht entscheiden können
Die Experimente zur blossen Dringlichkeit beruhen auf kontrollierten Entscheidungen, deren Vergütungen und Fristen nicht sämtliche Abhängigkeiten gemeinsamer Arbeit abbilden. Die Übersicht zur Zielsetzung bestätigt für sich genommen keine universelle Methode zur Rangordnung von Aufgaben. Eine Dringlichkeits-Wichtigkeits-Matrix bleibt deshalb eine Diskussionshilfe und ist kein objektives Mass für den Wert der Arbeit.
Eine überprüfbare Praxis in Freiburg
In Freiburg kann SHR Teams aus der Lebensmittelwirtschaft, der zweisprachigen Industrie und dem Hochschulumfeld vorschlagen, Änderungen der Prioritäten während zweier Wochen zu dokumentieren. Für jede Anfrage, die geplante Arbeit verdrängt, werden die verlangte Frist, die konkrete Folge eines Aufschubs und die verdrängte Aufgabe festgehalten, bei Bedarf mit gleichwertigen Kriterien auf Französisch und Deutsch. Anschliessend wird der Anteil dieser Änderungen berechnet, bei denen zum Entscheidungszeitpunkt eine Folge des Aufschubs ausdrücklich benannt wurde. Dieser Indikator prüft die Nachvollziehbarkeit der Abwägung, nicht ihre Richtigkeit oder einen Produktivitätsgewinn. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Freiburg, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Freiburg
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