Dare priorità: rivedere l’agenda all’inizio di ogni nuovo periodo?
I cambiamenti di periodo invitano spesso i gruppi di lavoro a rivedere l’agenda e a riformulare le proprie ambizioni. La domanda manageriale è precisa: conviene usare questi riferimenti per riesaminare l’allocazione del tempo, oppure si rischia di privilegiare la novità a scapito della continuità?
Che cosa stabilisce la letteratura
Hengchen Dai, Katherine L. Milkman e Jason Riis (2014, Management Science) mostrano che riferimenti temporali come l’inizio di una settimana, di un mese o di un anno sono associati a un’intensificazione dei comportamenti orientati alle aspirazioni personali. Gli autori propongono che questi riferimenti separino psicologicamente il presente dalle imperfezioni passate e favoriscano una visione d’insieme dei propri obiettivi. Questi risultati chiariscono quando si desidera cambiare le proprie abitudini, non quanto siano pertinenti le priorità scelte.
Conta anche il progresso
Ran Kivetz, Oleg Urminsky e Yuhuang Zheng (2006, Journal of Marketing Research) osservano, in particolare nei programmi di fidelizzazione, un’intensificazione dell’impegno man mano che le persone si avvicinano a una ricompensa. Mostrano inoltre che la percezione di un progresso già compiuto può favorire il proseguimento verso l’obiettivo. Questo meccanismo invita a considerare un’altra dimensione dell’agenda: rendere visibile il percorso compiuto, anziché limitarsi ad annunciare un nuovo inizio.
La conclusione troppo rapida
Si potrebbe dedurne che occorra rilanciare tutte le priorità all’inizio di ogni mese, oppure portare sempre a termine ciò che sembra quasi concluso. Nessuna delle due prescrizioni deriva dagli studi citati: uno slancio motivazionale non è un criterio di valore organizzativo. Una revisione periodica può quindi distinguere ciò che merita un nuovo impegno, ciò che richiede continuità e ciò la cui importanza è realmente cambiata. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
I limiti del trasferimento all’agenda professionale
Questi lavori riguardano comportamenti personali e sistemi di ricompensa, non l’allocazione del tempo in un gruppo industriale o universitario. Non determinano né la frequenza ottimale di una revisione delle priorità né il suo effetto sulla qualità del lavoro. Nella pratica, un ritmo mensile può inoltre corrispondere poco ai cicli produttivi, ai requisiti di sicurezza alimentare o alle scadenze accademiche.
Una verifica pratica a Friburgo
Nell’ambito del programma SHR «Gestione del tempo e definizione delle priorità», un gruppo dell’agroalimentare, di uno stabilimento industriale bilingue o del polo universitario friburghese potrebbe sperimentare una revisione delle priorità in occasione di un cambio di periodo pertinente per la propria attività. Prima della revisione e alla fine del periodo successivo, registrerebbe le fasce orarie previste ed effettivamente dedicate a ciascuna priorità, insieme al motivo di ogni riallocazione; in uno stabilimento bilingue, le categorie sarebbero identiche in francese e in tedesco. L’indicatore sarebbe la quota delle ore riallocate la cui motivazione documentata rimanda a un cambiamento del bisogno, di un vincolo o di un risultato atteso, anziché al solo passaggio di calendario. Questa verifica renderebbe le scelte discutibili sulla base di riscontri, senza pretendere di dimostrare un aumento della produttività. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Friburgo, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Friburgo
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