Priorisieren: den Zeitplan zu Beginn jeder neuen Periode überprüfen?
Der Beginn einer neuen Periode veranlasst Teams häufig dazu, ihren Zeitplan zu überarbeiten und ihre Ziele neu zu formulieren. Die präzise Führungsfrage lautet: Sollten solche zeitlichen Orientierungspunkte genutzt werden, um die Zeitverteilung zu überprüfen, oder besteht dabei die Gefahr, Neues gegenüber Kontinuität zu bevorzugen?
Was die Forschung belegt
Hengchen Dai, Katherine L. Milkman und Jason Riis (2014, Management Science) zeigen, dass zeitliche Orientierungspunkte wie der Beginn einer Woche, eines Monats oder eines Jahres mit einer Zunahme von Verhaltensweisen verbunden sind, die persönlichen Entwicklungszielen dienen. Die Autoren schlagen als Erklärung vor, dass solche Orientierungspunkte die Gegenwart psychologisch von früheren Unzulänglichkeiten trennen und einen übergeordneten Blick auf die eigenen Ziele fördern. Diese Ergebnisse erhellen, wann Menschen ihre Gewohnheiten ändern möchten, nicht aber, wie sinnvoll die gewählten Prioritäten sind.
Auch der Fortschritt zählt
Ran Kivetz, Oleg Urminsky und Yuhuang Zheng (2006, Journal of Marketing Research) beobachten insbesondere in Kundenbindungsprogrammen, dass sich die Anstrengungen verstärken, je näher eine Belohnung rückt. Sie zeigen zudem, dass der Eindruck eines bereits erzielten Fortschritts die weitere Zielverfolgung begünstigen kann. Dieser Mechanismus verweist auf eine weitere Dimension der Zeitplanung: den zurückgelegten Weg sichtbar zu machen, statt lediglich einen Neustart anzukündigen.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, zu jedem Monatsbeginn sämtliche Prioritäten neu anzustossen oder alles, was fast abgeschlossen erscheint, konsequent fertigzustellen. Keine dieser Empfehlungen folgt aus den zitierten Studien: Ein Motivationsschub ist kein Massstab für den Wert einer Aufgabe für die Organisation. Eine regelmässige Überprüfung kann deshalb unterscheiden, was erneute Anstrengung verdient, was Kontinuität benötigt und wessen Bedeutung sich tatsächlich verändert hat. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Die Grenzen der Übertragung auf die berufliche Zeitplanung
Diese Arbeiten untersuchen persönliches Verhalten und Belohnungssysteme, nicht die Zeitverteilung in einem Industrie- oder Hochschulteam. Sie bestimmen weder die optimale Häufigkeit einer Prioritätenüberprüfung noch deren Wirkung auf die Arbeitsqualität. In der Praxis passt ein Monatsrhythmus zudem möglicherweise schlecht zu Produktionszyklen, Anforderungen der Lebensmittelsicherheit oder akademischen Fristen.
Eine überprüfbare Praxis in Freiburg
Im Rahmen des SHR-Programms «Zeitmanagement & Priorisierung» könnte ein Team aus der Lebensmittelwirtschaft, einem zweisprachigen Industriebetrieb oder dem Freiburger Hochschulumfeld eine Prioritätenüberprüfung zu einem für seine Tätigkeit relevanten Periodenwechsel erproben. Vor der Überprüfung und am Ende der folgenden Periode würde es die geplanten und tatsächlich für jede Priorität eingesetzten Zeitfenster sowie den Grund jeder Umverteilung erfassen; in einem zweisprachigen Betrieb wären die Kategorien auf Französisch und Deutsch identisch. Als Kennzahl diente der Anteil der umverteilten Stunden, deren dokumentierte Begründung auf einen veränderten Bedarf, eine veränderte Rahmenbedingung oder ein verändertes erwartetes Ergebnis verweist, statt lediglich auf den Kalenderwechsel. Diese Prüfung würde Abwägungen anhand von Aufzeichnungen diskutierbar machen, ohne damit einen Produktivitätsgewinn nachzuweisen. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Freiburg, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Freiburg
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