Priorisieren: Wie viel Zeit braucht die Überprüfung?
Für die Überprüfung bleibt im Arbeitsplan oft nur die Zeit, die nach Abschluss der eigentlichen Arbeit noch verfügbar ist. Die präzise Führungsfrage lautet: Soll Prüfzeit im Terminplan geschützt werden, und wie lässt sich feststellen, ob dies die Qualität der abgegebenen Arbeit tatsächlich verbessert?
Was die Forschung belegt
Wayne A. Wickelgren (1977, Acta Psychologica) erläutert, wie sich anhand des Zielkonflikts zwischen Geschwindigkeit und Genauigkeit die Dynamik der Informationsverarbeitung untersuchen lässt. Bei den betreffenden experimentellen Aufgaben kann eine ausschliesslich an der Geschwindigkeit gemessene Leistung eine Abnahme der Genauigkeit verdecken. Für das Zeitmanagement spricht dieser Befund dagegen, eine kürzere Bearbeitungszeit allein als hinreichenden Beleg für eine Verbesserung zu betrachten.
Der Mechanismus: mit weniger Informationen entscheiden
Richard P. Heitz (2014, Frontiers in Neuroscience) gibt einen Überblick über die verhaltensbezogene und physiologische Forschung zu diesem Zielkonflikt. In den von ihm betrachteten Modellen der Informationsakkumulation kann eine schnellere Antwort insbesondere auf einer niedrigeren Entscheidungsschwelle beruhen, statt auf einer effizienteren Verarbeitung. Vorsichtig auf administrative oder technische Arbeit übertragen, führt diese Unterscheidung zur Frage, ob die Arbeit tatsächlich vereinfacht wurde oder ob lediglich mit weniger Prüfungen entschieden wird.
Der vorschnelle Schluss
Es wäre verlockend, daraus abzuleiten, dass Teams grundsätzlich langsamer arbeiten oder mehr Kontrollen durchführen sollten. Diese Arbeiten bestimmen jedoch weder die optimale Dauer einer fachlichen Überprüfung noch den Nutzen jeder zusätzlichen Kontrolle. Die angemessene Abwägung hängt unter anderem von den Folgen eines Fehlers, seiner Erkennbarkeit und dem Aufwand für seine Korrektur ab. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Die Grenzen der Daten und der üblichen Praxis
Die experimentellen Aufgaben dieser Forschung bilden weder die Vorbereitung eines Verwaltungsentscheids noch die Validierung einer Gesundheitsinformation oder die Prüfung eines Bauteils ab. Sie belegen deshalb nicht, dass ein geschütztes Prüffenster die Leistung in diesen Kontexten kausal verbessert. Umgekehrt droht eine ausschliessliche Erfassung der Lieferzeit den Aufwand für Nacharbeiten nach der Übergabe auszublenden.
Eine überprüfbare Praxis in Bern
Im Rahmen des SHR-Programms zu Zeitmanagement und Priorisierung könnte ein Berner Team eine einzige Kategorie von Arbeitsergebnissen auswählen: Dossiers der Bundesverwaltung, Mitteilungen im Bereich der öffentlichen Gesundheit, Telekomkonfigurationen oder Prüfdokumente in der Präzisionsindustrie. Während einer zweiwöchigen Ausgangsphase und anschliessend während zweier Wochen mit ausdrücklich reservierter Prüfzeit würde es für jedes Arbeitsergebnis die Prüfzeit, die Termineinhaltung, die nach der Übergabe entdeckten Fehler und den Nacharbeitsaufwand innerhalb eines jeweils gleichen Nachbeobachtungszeitraums erfassen. Vorgeschriebene Kontrollen und Sicherheitsprüfungen blieben unverändert; der Vergleich würde zudem nach der Komplexität der Arbeitsergebnisse unterscheiden. Diese Erfassung allein würde keine Kausalität belegen, aber eine lokale Prüfung ermöglichen, ob ein scheinbarer Geschwindigkeitsgewinn mit zusätzlichen Korrekturen erkauft wird. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Bern, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Bern
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