Definire le priorità: quanto tempo riservare alla verifica?
La verifica viene spesso affidata al tempo che resterà disponibile una volta concluso il lavoro. La domanda manageriale è più precisa: occorre proteggere uno spazio di controllo nella pianificazione, e come verificare che questa scelta migliori davvero il lavoro consegnato?
Che cosa stabilisce la letteratura
Wayne A. Wickelgren (1977, Acta Psychologica) illustra come il compromesso tra velocità e accuratezza permetta di studiare la dinamica dell'elaborazione delle informazioni. Nei compiti sperimentali considerati, valutare una prestazione soltanto attraverso la rapidità può nascondere un peggioramento dell'accuratezza. Per la gestione del tempo, questo risultato invita a non considerare una durata di lavorazione più breve come prova sufficiente di un miglioramento.
Il meccanismo: decidere con meno informazioni
Richard P. Heitz (2014, Frontiers in Neuroscience) presenta una sintesi delle ricerche comportamentali e fisiologiche su questo compromesso. Nei modelli di accumulo delle informazioni che esamina, una risposta più rapida può derivare in particolare da una soglia decisionale più bassa, anziché da un'elaborazione più efficiente. Applicata con prudenza al lavoro amministrativo o tecnico, questa distinzione porta a chiedersi se il lavoro sia stato realmente semplificato o se si sia semplicemente accettato di decidere con meno verifiche.
La conclusione affrettata
Sarebbe allettante concludere che occorra sempre rallentare o moltiplicare i controlli. Questi studi, tuttavia, non stabiliscono né la durata ottimale di una revisione professionale né l'utilità di ogni verifica aggiuntiva. Il bilanciamento appropriato dipende, tra l'altro, dalle conseguenze di un errore, dalla possibilità di individuarlo e dal costo della sua correzione. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
I limiti dei dati e della pratica corrente
I compiti sperimentali di questa letteratura non riproducono la preparazione di una decisione amministrativa, la validazione di un'informazione sanitaria o il controllo di un componente. Non dimostrano quindi che uno spazio di verifica protetto migliori causalmente la prestazione in questi contesti. Per contro, monitorare soltanto il tempo di consegna rischia di lasciare fuori dall'osservazione il lavoro di correzione necessario dopo la consegna.
Una verifica pratica a Berna
Nell'ambito del programma SHR sulla gestione del tempo e la definizione delle priorità, un team bernese potrebbe scegliere una sola categoria di risultati da consegnare: pratiche dell'amministrazione federale, comunicazioni di salute pubblica, configurazioni per le telecomunicazioni o documenti di controllo nell'industria di precisione. Durante due settimane di riferimento, seguite da due settimane con uno spazio di verifica esplicitamente riservato, registrerebbe per ogni consegna il tempo di controllo, il rispetto della scadenza, gli errori individuati successivamente e il tempo di rilavorazione, utilizzando una finestra di osservazione della stessa durata. I controlli normativi e di sicurezza resterebbero invariati, e il confronto distinguerebbe i lavori in base alla loro complessità. Questa rilevazione non dimostrerebbe da sola un effetto causale, ma consentirebbe di verificare se, localmente, il guadagno apparente di rapidità comporti un aumento delle correzioni. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Berna, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Berna
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