Priorisieren: mit einer Kurskorrektur bis zur Projektmitte warten?
Ein Projekt kann lange an seiner ursprünglichen Ausrichtung festhalten, obwohl den Teammitgliedern neue Informationen vorliegen. Die konkrete Führungsfrage lautet: Wann sollten die Prioritäten überprüft werden, damit das Team seinen Kurs noch ändern kann?
Was die Forschung belegt
Connie Gersick (1988, Academy of Management Journal) beschreibt anhand von Projektteams, die in ihrem Arbeitsumfeld beobachtet wurden, eine Entwicklung, die nicht einfach schrittweise verläuft. Phasen relativer Stabilität werden durch einen Übergang unterbrochen, in dem das Team seine Arbeitsweise überdenkt. In den untersuchten Gruppen liegt dieser Übergang ungefähr in der Mitte der verfügbaren Zeit: Der Zeitrahmen scheint Veränderungen zu strukturieren und nicht nur den Fortschritt abzubilden.
Die verbleibende Zeit als Auslöser
Connie Gersick (1989, Academy of Management Journal) findet auch unter experimentellen Bedingungen Übergänge um die zeitliche Mitte bei Gruppen, die mit einer festen Frist arbeiten. Diese Ergebnisse stützen einen Mechanismus zeitlicher Bewusstwerdung: Die Erkenntnis, dass ein erheblicher Teil der verfügbaren Zeit verstrichen ist, kann dazu führen, den ursprünglichen Ansatz zu überdenken. Die Priorisierung dürfte somit auch davon abhängen, wann sich das Team gemeinsam die verbleibende Zeit vor Augen führt.
Der vorschnelle Schluss
Daraus liesse sich ableiten, dass es genügt, zur Projektmitte eine Überprüfung einzuplanen. Diese Arbeiten belegen jedoch weder, dass dieser Zeitpunkt optimal ist, noch, dass eine angeordnete Überprüfung dieselbe Wirkung hat wie ein spontaner Übergang. Wenn Entscheidungen Ressourcen binden, die sich nur schwer neu zuweisen lassen, kann zu diesem Zeitpunkt bereits zu wenig Spielraum bleiben. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was sich aus den Daten nicht ableiten lässt
Diese Untersuchungen betreffen Gruppen mit einer klar erkennbaren Aufgabe und Frist; sie beschreiben weder laufende Betriebsprozesse noch Portfolios voneinander abhängiger Projekte unmittelbar. Sie belegen auch nicht die Wirksamkeit eines Überprüfungsverfahrens in einem regulierten Umfeld. Eine Fortschrittskontrolle, die lediglich Abweichungen festhält, darf deshalb nicht mit einer tatsächlichen Überprüfung der Prioritäten verwechselt werden.
Eine überprüfbare Praxis in Basel
Im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» bietet sich folgende Übung an: Bei einem Basler Projekt aus Pharma, Life Sciences, Rheinlogistik oder internationaler Forschung und Entwicklung wird eine Prioritätenüberprüfung vor der geplanten Projektmitte erprobt. Das Team dokumentiert die bisherigen Prioritäten, die beschlossenen Änderungen, deren Begründung und die vorgesehene Umsetzung im Zeitplan, ohne notwendige Freigaben zu umgehen. Beim nächsten Meilenstein ermittelt es den Anteil der beschlossenen Änderungen, die tatsächlich in den Zeitplan übernommen wurden, sowie die Zeitspanne zwischen Entscheidung und Aktualisierung. Diese Messgrössen zeigen, ob die Überprüfung die Zeitverteilung tatsächlich verändert; allein belegen sie noch keine Leistungssteigerung. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Basel, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Basel
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