Definire le priorità: aspettare metà progetto per cambiare direzione?
Un progetto può mantenere a lungo il proprio orientamento iniziale, anche quando i suoi membri dispongono di nuove informazioni. La domanda manageriale è precisa: quando organizzare un riesame delle priorità affinché il gruppo abbia ancora margine per cambiare rotta?
Che cosa stabilisce la letteratura
Connie Gersick (1988, Academy of Management Journal) descrive, sulla base di gruppi di progetto osservati nel loro contesto lavorativo, un'evoluzione che non è semplicemente graduale. Fasi di relativa stabilità sono separate da una transizione durante la quale il gruppo riconsidera il proprio modo di lavorare. Nei gruppi studiati, questa transizione si colloca intorno alla metà del tempo disponibile: il calendario sembra strutturare il cambiamento, non soltanto registrare l'avanzamento.
Il tempo rimanente come fattore scatenante
Connie Gersick (1989, Academy of Management Journal) riscontra anche in un contesto sperimentale transizioni legate alla metà del tempo disponibile in gruppi che lavorano con una scadenza. Questi risultati sostengono un meccanismo di consapevolezza temporale: rendersi conto che una parte importante del tempo è trascorsa può indurre a riesaminare l'approccio iniziale. La definizione delle priorità dipenderebbe quindi anche dal momento in cui il gruppo prende collettivamente coscienza del tempo rimanente.
La conclusione troppo affrettata
Si potrebbe dedurne che basti programmare un riesame a metà percorso. Questi studi, tuttavia, non dimostrano né che tale momento sia ottimale, né che un riesame imposto produca lo stesso effetto di una transizione spontanea. Quando le decisioni impegnano risorse difficili da riallocare, aspettare questo momento può lasciare un margine già insufficiente. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa i dati non permettono di prescrivere
Queste ricerche riguardano gruppi con un compito e una scadenza identificabili; non descrivono direttamente le attività continuative o i portafogli di progetti interdipendenti. Non dimostrano neppure l'efficacia di una procedura di riesame in un ambiente regolamentato. Una verifica dell'avanzamento che si limiti a rilevare gli scostamenti non va quindi confusa con un autentico riesame delle priorità.
Una verifica pratica a Basilea
Nel programma SHR «Gestione del tempo e delle priorità», un possibile esercizio consiste nello sperimentare un riesame delle priorità prima della metà prevista di un progetto basilese, nel settore farmaceutico, nelle scienze della vita, nella logistica renana o nella R&S internazionale. Il gruppo documenta le priorità precedenti al riesame, le modifiche decise, le relative motivazioni e la loro prevista traduzione nel calendario, senza aggirare le approvazioni necessarie. Alla tappa successiva, calcola la proporzione delle modifiche decise effettivamente inserite nel calendario e il tempo intercorso tra decisione e aggiornamento. Queste misure verificano se il riesame modifica davvero l'allocazione del tempo; da sole non dimostrano un miglioramento della prestazione. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Basilea, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Basilea
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