Stabilire le priorità: affidare il compito a chi è disponibile o a chi ha esperienza?
Quando diverse pratiche sono in attesa, assegnare la successiva alla prima persona disponibile sembra un modo ragionevole per risparmiare tempo. La domanda manageriale è più precisa: privilegiare la disponibilità immediata o la familiarità con il lavoro, e su quali elementi fondare questa scelta?
Che cosa stabilisce la letteratura
Diane Liang, Richard Moreland e Linda Argote (1995, Personality and Social Psychology Bulletin) hanno confrontato gruppi i cui membri erano stati formati insieme o separatamente per un compito di assemblaggio. I gruppi formati insieme ottenevano risultati migliori; le analisi attribuivano parte di questo vantaggio alla memoria transattiva, ossia alla conoscenza condivisa di chi sa che cosa. Per distribuire il lavoro, quindi, la competenza individuale non è l’unica risorsa pertinente: conta anche sapere dove si trova nel gruppo.
Il meccanismo: sapere dove si trova la competenza
Kyle Lewis (2003, Journal of Applied Psychology) ha sviluppato e validato sul campo una misura dei sistemi di memoria transattiva che distingue specializzazione, credibilità e coordinamento. Conoscere la specializzazione di un collega non basta: occorre anche potersi fidare della sua competenza e organizzare il lavoro di conseguenza. Questo quadro suggerisce che un’assegnazione apparentemente rapida possa spostare il tempo impiegato verso la ricerca di spiegazioni o successive rilavorazioni.
La conclusione affrettata
Si potrebbe dedurne che occorra sempre aspettare la persona più esperta. Questi studi, tuttavia, non confrontano direttamente una regola di assegnazione basata sulla disponibilità con una basata sulla competenza. Concentrare le pratiche sugli stessi specialisti può creare una coda e impedire ad altre persone di diventare autonome. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa i dati non permettono di decidere
Un compito sperimentale di assemblaggio e una validazione sul campo di uno strumento di misura non forniscono una soglia universale oltre la quale conviene aspettare uno specialista. Nella pratica, l’attesa prima dell’avvio è facilmente visibile, mentre il tempo dedicato a spiegazioni e correzioni è spesso distribuito tra più persone. Confrontare soltanto le date di presa in carico rischia quindi di favorire una disponibilità che non riduce il tempo complessivamente impiegato.
Una verifica pratica a Friburgo
Nell’ambito del programma SHR «Gestione del tempo e definizione delle priorità», un esercizio potrebbe seguire una stessa categoria di pratiche ricorrenti in un’impresa agroalimentare, in un gruppo industriale bilingue o in un servizio del polo universitario friburghese. Per ogni pratica, registrare il motivo dell’assegnazione — disponibilità o competenza —, il tempo trascorso fino alla chiusura e il tempo complessivo dedicato alla lavorazione, alle spiegazioni e alle correzioni da tutte le persone coinvolte. Confrontare poi pratiche di complessità e lingua di lavoro comparabili, rilevando anche quelle ancora in attesa: questa osservazione locale non dimostrerebbe un nesso causale, ma permetterebbe di verificare se iniziare prima corrisponde davvero a un risparmio di tempo collettivo. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Friburgo, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Friburgo
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