Priorisieren: die Aufgabe der verfügbaren oder der erfahrenen Person übertragen?

Wenn mehrere Fälle warten, scheint es zeitsparend, den nächsten der ersten verfügbaren Person zuzuweisen. Die präzisere Führungsfrage lautet: Soll die unmittelbare Verfügbarkeit oder die Vertrautheit mit der Aufgabe den Ausschlag geben, und worauf lässt sich diese Abwägung stützen?

Was die Forschung belegt

Diane Liang, Richard Moreland und Linda Argote (1995, Personality and Social Psychology Bulletin) verglichen Gruppen, deren Mitglieder gemeinsam oder einzeln für eine Montageaufgabe geschult worden waren. Gemeinsam geschulte Gruppen erzielten bessere Ergebnisse; die Analysen führten einen Teil dieses Vorteils auf das transaktive Gedächtnis zurück, also auf ein gemeinsames Wissen darüber, wer was weiss. Bei der Arbeitsverteilung zählt somit nicht nur die individuelle Kompetenz, sondern auch das Wissen darüber, wo sie im Team vorhanden ist.

Der Mechanismus: wissen, wo Fachwissen liegt

Kyle Lewis (2003, Journal of Applied Psychology) entwickelte und validierte im Feld ein Messinstrument für transaktive Gedächtnissysteme, das Spezialisierung, Glaubwürdigkeit und Koordination unterscheidet. Das Fachgebiet einer Kollegin oder eines Kollegen zu kennen, reicht nicht aus: Das Team muss dieser Expertise auch vertrauen und die Arbeit entsprechend organisieren können. Dieser Ansatz legt nahe, dass eine scheinbar rasche Zuweisung Zeitaufwand in spätere Erklärungen oder Nacharbeiten verlagern kann.

Der voreilige Schluss

Daraus könnte man ableiten, stets auf die erfahrenste Person warten zu müssen. Diese Studien vergleichen jedoch nicht direkt eine Zuweisung nach Verfügbarkeit mit einer Zuweisung nach Fachwissen. Werden Fälle immer denselben Fachpersonen übertragen, können Warteschlangen entstehen und andere Teammitglieder daran gehindert werden, selbstständig zu arbeiten. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was die Daten nicht entscheiden können

Eine experimentelle Montageaufgabe und die Feldvalidierung eines Messinstruments liefern keinen allgemeingültigen Schwellenwert dafür, wann sich das Warten auf eine Fachperson lohnt. In der Praxis ist die Wartezeit bis zum Arbeitsbeginn leicht sichtbar, während sich Erklärungs- und Korrekturaufwand häufig auf mehrere Personen verteilt. Wer nur den Bearbeitungsbeginn vergleicht, bevorzugt deshalb möglicherweise Verfügbarkeit, ohne den gesamten Zeitaufwand zu senken.

Eine überprüfbare Praxis in Freiburg

Im SHR-Programm «Zeitmanagement und Priorisierung» könnte eine Übung darin bestehen, eine Kategorie wiederkehrender Fälle zu verfolgen: in einem Lebensmittelbetrieb, einem zweisprachigen Industrieteam oder einer Dienstleistungseinheit am Hochschulstandort Freiburg. Für jeden Fall werden der Zuweisungsgrund — Verfügbarkeit oder Fachwissen —, die Durchlaufzeit bis zum Abschluss sowie der gesamte Bearbeitungs-, Erklärungs- und Korrekturaufwand aller Beteiligten festgehalten. Anschliessend werden Fälle ähnlicher Komplexität und gleicher Bearbeitungssprache verglichen und auch noch wartende Fälle erfasst: Diese lokale Beobachtung würde keine Kausalität belegen, aber eine Prüfung ermöglichen, ob ein früherer Start tatsächlich gemeinsame Arbeitszeit einspart. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Freiburg, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Freiburg

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