Zeitmanagement: Wann gehören anspruchsvolle Aufgaben in den Kalender?
Ein Kalender zeigt, wann eine Aufgabe erledigt werden kann, aber selten, unter welchen kognitiven Bedingungen dies geschieht. Die konkrete Führungsfrage lautet: Sollten für alle anspruchsvollen Aufgaben und alle Mitarbeitenden dieselben Zeitfenster freigehalten werden?
Was die Literatur belegt
Mareike B. Wieth und Rose T. Zacks (2011, Thinking & Reasoning) untersuchten das Problemlösen zu Tageszeiten, die gemäss den zeitlichen Präferenzen der Teilnehmenden mehr oder weniger günstig waren. Bei Problemen, die eine plötzliche Einsicht erforderten, waren die Leistungen zum vermeintlich nicht optimalen Zeitpunkt besser; bei analytischen Problemen zeigte sich kein vergleichbarer signifikanter Unterschied. Dieses Ergebnis widerspricht einer pauschalen Regel, sämtliche intellektuell schwierigen Aufgaben auf den Zeitpunkt zu legen, an dem man sich gewöhnlich am wachsten fühlt.
Sich wach zu fühlen, reicht nicht aus
Hans P. A. Van Dongen, Greg Maislin, Janet M. Mullington und David F. Dinges (2003, Sleep) zeigten experimentell, dass wiederholte Schlafrestriktion zu einer Anhäufung von Defiziten der neurobehavioralen Leistungsfähigkeit führte. Die Entwicklung der selbstberichteten Schläfrigkeit bildete diese Verschlechterung nicht vollständig ab. Für die Arbeitsorganisation garantiert das Gefühl, noch durchhalten zu können, deshalb keine unveränderte Leistungsfähigkeit.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, die Ideenfindung auf Zeiten zu legen, in denen Teams müde sind. Damit würde jedoch eine im Verhältnis zu individuellen Präferenzen ungünstige Tageszeit mit Schlafrestriktion verwechselt; die Studien machen diese beiden Bedingungen nicht austauschbar. Die vorsichtigere Schlussfolgerung lautet, unterschiedliche Aufgabenanforderungen zu berücksichtigen, ohne Müdigkeit als Führungsinstrument einzusetzen. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was sich mit diesen Daten nicht planen lässt
Experimentelle Probleme bilden weder die Komplexität eines pharmazeutischen Dossiers noch die betrieblichen Zwänge der Logistik ab. Diese Arbeiten liefern keinen universellen Leistungsfahrplan, und eine angegebene Präferenz allein ist keine Diagnose des zirkadianen Rhythmus. Sicherheitsvorgaben, gemeinsame Arbeitszeiten und internationale Koordination begrenzen zudem die Möglichkeiten, Aufgaben zeitlich zu verschieben.
Eine überprüfbare Praxis in Basel
Im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» lässt sich für ein Basler Team aus Pharma, Life Sciences, Rheinlogistik oder internationaler Forschung und Entwicklung folgende Übung einsetzen: Über einen vorab festgelegten Zeitraum werden zwei Zeitfenster verglichen, die bereits mit den betrieblichen Anforderungen vereinbar sind. Für dieselbe Kategorie nicht sicherheitskritischer analytischer Arbeit werden Zeitfenster, Dauer und Anteil der Arbeitsergebnisse erfasst, die bei der ersten Kontrolle eine Korrektur benötigen; die Schwierigkeit der Fälle und zeitzonenbedingte Anforderungen werden ebenfalls dokumentiert. Ein Vergleich innerhalb derselben Person statt zwischen Mitarbeitenden hilft, ein günstigeres Zeitfenster zu suchen, ohne zeitliche Präferenzen in eine Rangliste der Beschäftigten zu verwandeln. Diese lokale Beobachtung beweist keinen biologischen Effekt, macht den Nutzen einer Verschiebung im Kalender aber überprüfbar. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Basel, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Basel
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