Gestione del tempo: quando programmare i compiti impegnativi?
Un’agenda indica quando un compito può essere svolto, raramente in quali condizioni cognitive lo sarà. La domanda manageriale è precisa: occorre proteggere le stesse fasce orarie per tutti i compiti impegnativi e per tutti i collaboratori?
Che cosa stabilisce la letteratura
Mareike B. Wieth e Rose T. Zacks (2011, Thinking & Reasoning) hanno studiato la soluzione di problemi in momenti più o meno favorevoli secondo le preferenze orarie dei partecipanti. Nei problemi che richiedevano un’intuizione improvvisa, le prestazioni erano migliori nel momento considerato non ottimale; nei problemi analitici non emergeva una differenza significativa comparabile. Questo risultato contraddice una regola uniforme che riservi tutti i compiti intellettualmente difficili al momento in cui ci si sente abitualmente più vigili.
Sentirsi vigili non basta
Hans P. A. Van Dongen, Greg Maislin, Janet M. Mullington e David F. Dinges (2003, Sleep) hanno dimostrato sperimentalmente che una restrizione ripetuta del sonno provocava un accumulo di deficit nelle prestazioni neurocomportamentali. L’andamento della sonnolenza dichiarata non rifletteva pienamente questo deterioramento. Nell’organizzazione del lavoro, la sensazione di poter continuare non garantisce quindi che le prestazioni rimangano inalterate.
La conclusione affrettata
Si potrebbe dedurne che la ricerca di idee vada programmata quando i team sono stanchi. Sarebbe però confondere un orario non ottimale rispetto alle preferenze individuali con una restrizione del sonno, due condizioni che questi studi non rendono intercambiabili. La conclusione più prudente consiste nel distinguere le esigenze dei compiti, senza trasformare la stanchezza in uno strumento manageriale. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa questi dati non consentono di programmare
I problemi sperimentali non riproducono né la complessità di un dossier farmaceutico né i vincoli di un’attività logistica. Questi lavori non forniscono un orario universale delle prestazioni, e una preferenza dichiarata non costituisce da sola una diagnosi del ritmo circadiano. Gli obblighi di sicurezza, gli orari condivisi e il coordinamento internazionale limitano inoltre le possibilità di spostare i compiti.
Una verifica pratica a Basilea
Nel programma SHR «Gestione del tempo e definizione delle priorità», un esercizio applicabile a un team di Basilea attivo nella farmaceutica, nelle scienze della vita, nella logistica renana o nella R&S internazionale consiste nel confrontare, per un periodo definito in anticipo, due fasce orarie già compatibili con gli obblighi operativi. Per una stessa categoria di lavoro analitico non critico per la sicurezza, registrare la fascia oraria, la durata e la proporzione di elaborati che richiedono correzioni al primo controllo, documentando la difficoltà dei casi e le richieste legate ai fusi orari. Confrontare i risultati della stessa persona, anziché quelli di collaboratori diversi, permette di cercare una fascia più favorevole senza trasformare le preferenze orarie in una classifica dei dipendenti. Questa osservazione locale non dimostra un effetto biologico, ma rende verificabile l’utilità di uno spostamento in agenda. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Basilea, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Basilea
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