Zeitmanagement: Wie verlässlich ist die Erinnerung an die Arbeitswoche?
Wenn Teams ihre Prioritäten überprüfen, orientieren sie sich gerne daran, was ihre Woche vermeintlich ausgefüllt hat. Die Führungsfrage lautet konkret: Reicht diese Erinnerung als Grundlage aus, um Arbeitszeit neu zu verteilen?
Was die Literatur belegt
Richard A. Block und Dan Zakay (1997, Psychonomic Bulletin & Review) unterscheiden in einer Metaanalyse zwischen prospektiven Dauerschätzungen, bei denen Personen im Voraus wissen, dass sie die Zeit einschätzen sollen, und retrospektiven Schätzungen, bei denen sie dies erst nach der Tätigkeit erfahren. Ihre Synthese zeigt, dass Aufmerksamkeit und Gedächtnis in diesen beiden Situationen unterschiedlich zum Einsatz kommen. Die Frage am Freitag «Wo ist unsere Zeit geblieben?» ist deshalb nicht gleichbedeutend damit, die Zeitverteilung während der Arbeit zu beobachten.
Was eindrücklich ist, dauert nicht unbedingt lange
Barbara L. Fredrickson und Daniel Kahneman (1993, Journal of Personality and Social Psychology) untersuchten anhand von Filmsequenzen die rückblickende Bewertung affektiver Erlebnisse. In ihren Experimenten hatte die Dauer wenig Gewicht für die Gesamtbewertung, während bestimmte Momente des Erlebnisses, insbesondere seine höchste Intensität und sein Ende, zum Urteil beitrugen. Hier geht es um eine affektive Bewertung, nicht um eine Stundenzählung: Ein einprägsames Erlebnis und eine zeitaufwendige Tätigkeit sind keine austauschbaren Kategorien.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, jeden Teamrückblick durch eine Zeiterfassung zu ersetzen. Diese Arbeiten rechtfertigen diesen Schluss nicht: Sie zeigen weder, dass jede Erinnerung an die Arbeit falsch ist, noch, dass eine lückenlose Erfassung die Priorisierungsentscheidungen verbessert. Die Erinnerung gibt Auskunft über das Erleben; eine Tätigkeitsaufzeichnung gibt Auskunft über die Zeitverteilung, ohne für sich allein den Wert der geleisteten Arbeit zu bestimmen. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Die Grenzen eines Rückblicks aus dem Gedächtnis
Diese Untersuchungen messen nicht direkt, wie verlässlich die Erinnerung an eine Arbeitswoche in einer Lausanner Organisation ist. Ihre Übertragung ist eine zu prüfende Hypothese und keine zahlenmässige Korrektur, die auf die Aussagen der Teams anzuwenden wäre. Auch Aufzeichnungen bleiben unvollkommen: Gleichzeitige Tätigkeiten, unklare Kategorien und vergessene Einträge können das Problem verlagern, statt es zu lösen.
Eine überprüfbare Praxis in Lausanne
Im Rahmen des SHR-Programms «Zeitmanagement & Priorisierung» kann ein Lausanner Team — aus der Medtech-Branche, einer Hochschule, dem internationalen Sport oder einem Scale-up der Genferseeregion — während zweier Wochen eine einfache Überprüfung erproben. Das Team legt einige gemeinsame Tätigkeitskategorien fest; anschliessend erfasst jede Person täglich die entsprechenden Zeitspannen und schätzt am Wochenende ohne Blick auf die Aufzeichnung den Zeitanteil jeder Kategorie. Gemessen wird die Differenz in Prozentpunkten zwischen erinnertem und erfasstem Anteil, Kategorie für Kategorie; eine einheitliche Zuordnungsregel verhindert, dass gleichzeitige Tätigkeiten doppelt gezählt werden. Eine Kategorie mit wiederkehrender Abweichung kann dann vor einer Änderung der Agenda untersucht werden, wobei Zeitaufwand, Bedeutung und erlebte Schwierigkeit getrennt besprochen werden. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Lausanne, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Lausanne
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