Gestione del tempo: possiamo fidarci del ricordo della settimana lavorativa?

Quando un gruppo rivede le proprie priorità, si basa volentieri su ciò che sembra aver assorbito la settimana. La domanda manageriale è precisa: questo ricordo costituisce una base sufficiente per ridistribuire il tempo di lavoro?

Che cosa stabilisce la letteratura

Richard A. Block e Dan Zakay (1997, Psychonomic Bulletin & Review) distinguono, in una meta-analisi, tra giudizi di durata prospettici, quando la persona sa che dovrà stimare il tempo, e retrospettivi, quando lo scopre soltanto dopo l’attività. La loro sintesi mostra che le due situazioni coinvolgono diversamente l’attenzione e la memoria. Chiedere il venerdì «dove è finito il nostro tempo?» non equivale quindi a osservarne la distribuzione durante il lavoro.

Ciò che colpisce non è necessariamente ciò che dura

Barbara L. Fredrickson e Daniel Kahneman (1993, Journal of Personality and Social Psychology) hanno studiato la valutazione retrospettiva di episodi affettivi utilizzando sequenze filmate. Nei loro esperimenti, la durata aveva poco peso nella valutazione complessiva, mentre alcuni momenti dell’esperienza, in particolare la sua intensità massima e la sua conclusione, contribuivano al giudizio. Si tratta di una valutazione affettiva, non di un conteggio delle ore: un episodio memorabile e un’attività che richiede molto tempo non sono categorie intercambiabili.

La conclusione affrettata

Se ne potrebbe dedurre che ogni bilancio di gruppo debba essere sostituito da una registrazione delle ore. Questi lavori non giustificano tale conclusione: non dimostrano né che ogni ricordo professionale sia errato, né che un monitoraggio esaustivo migliori le decisioni sulle priorità. Il ricordo informa sull’esperienza vissuta; una registrazione delle attività informa sulla distribuzione del tempo, senza stabilire da sola il valore del lavoro svolto. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)

I limiti di un bilancio affidato alla memoria

Queste ricerche non misurano direttamente l’affidabilità del ricordo di una settimana di lavoro in un’organizzazione di Losanna. Trasferirne i risultati costituisce un’ipotesi da verificare, non una correzione numerica da applicare alle dichiarazioni dei gruppi. Anche le registrazioni restano imperfette: attività simultanee, categorie ambigue e annotazioni dimenticate possono spostare il problema anziché risolverlo.

Una verifica pratica a Losanna

Nell’ambito del programma SHR «Gestione del tempo & definizione delle priorità», un gruppo di Losanna — nel medtech, in una scuola universitaria, nello sport internazionale o in una scale-up dell’arco lemanico — può sperimentare una verifica semplice per due settimane. Il gruppo definisce alcune categorie di attività comuni, poi ogni persona registra quotidianamente le rispettive durate e, a fine settimana senza consultare le annotazioni, stima la quota di tempo dedicata a ciascuna categoria. La misura è lo scarto, in punti percentuali, tra la quota ricordata e quella registrata, categoria per categoria; una regola di classificazione uniforme evita di contare due volte le attività simultanee. Una categoria che presenta uno scarto ricorrente può quindi essere esaminata prima di modificare l’agenda, discutendo separatamente il suo peso temporale, la sua importanza e la difficoltà vissuta. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Losanna, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.

In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Losanna

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