Zeitmanagement: Kann man seine Zusagen einer Aufgabenliste anvertrauen?

Berufliche Zusagen verteilen sich auf E-Mails, Projektwerkzeuge und persönliche Notizen. Die konkrete Führungsfrage lautet: Unter welchen Bedingungen wird eine Liste zu einer verlässlichen Hilfe für die Arbeitsorganisation statt zu einer weiteren Ablage?

Was die Forschung belegt

Evan F. Risko und Sam J. Gilbert (2016, Trends in Cognitive Sciences) geben einen Überblick über die Forschung zur kognitiven Auslagerung: Eine Handlung oder ein externes Hilfsmittel wird genutzt, um die kognitiven Anforderungen einer Aufgabe zu verringern. Eine Zusage in einem Werkzeug festzuhalten folgt dieser Logik, weil man sich nicht mehr ausschliesslich auf das eigene Gedächtnis verlassen muss. Die Übersichtsarbeit belegt allerdings nicht, dass eine Anwendung zur Aufgabenverwaltung allein die Priorisierung im Arbeitsalltag verbessert.

Den Ablageort statt des Inhalts behalten

Betsy Sparrow, Jenny Liu und Daniel M. Wegner (2011, Science) zeigen in ihren Experimenten, dass die Erwartung, Informationen später wieder abrufen zu können, deren Speicherung im Gedächtnis verändert. Die Teilnehmenden erinnern sich an bestimmte Informationen weniger gut, wenn sie davon ausgehen, dass diese gespeichert werden, während der Ablageort besser im Gedächtnis bleiben kann als der Inhalt. Für eine Liste von Zusagen legt dieser Mechanismus einen wichtigen Gesichtspunkt nahe: Ein verlässlicher Zugriffsweg zählt ebenso wie die Möglichkeit, etwas festzuhalten.

Der vorschnelle Schluss

Daraus könnte man schliessen, es genüge, alles in einem einzigen Werkzeug zu erfassen. Die zitierten Arbeiten erlauben weder die Empfehlung eines universellen Werkzeugs noch die Aussage, dass eine vollständige Liste zu besseren Abwägungen führt. Eine Zusage auszulagern hilft, sie festzuhalten; ihren Stellenwert in der Arbeit zu bestimmen bleibt eine eigenständige Aufgabe. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was die Daten nicht versprechen können

Experimente zum Erinnern von Informationen bilden die ausgehandelten, veränderlichen und voneinander abhängigen Zusagen eines Teams nicht ab. Die Übersicht zur kognitiven Auslagerung umfasst unterschiedliche Situationen, ohne ein validiertes Verfahren zur Prioritätensteuerung in Unternehmen zu etablieren. In der Praxis genügt es deshalb nicht, erfasste Aufgaben zu zählen: Auch eine lange Liste kann unvollständig sein oder nicht mehr konsultiert werden.

Eine überprüfbare Praxis in Lausanne

Im Rahmen des SHR-Programms zu Zeitmanagement und Priorisierung lässt sich in Lausanne eine Übung für Teams aus Medtech, Hochschulen, internationalem Sport und Scale-ups der Genferseeregion anbieten. Während zweier Wochen gleicht jede teilnehmende Person ihre Arbeitsliste täglich mit noch offenen, ausdrücklich angenommenen und mit einem Termin versehenen Zusagen aus einem vereinbarten Bestand an E-Mails und Tickets ab. Gemessen wird der Anteil dieser Zusagen, der auf der Liste fehlt: die Zahl der fehlenden Zusagen geteilt durch die Zahl der in den Quellen gefundenen Zusagen, die den festgelegten Kriterien entsprechen; vertrauliche Inhalte bleiben bei der teilnehmenden Person. Diese Quote prüft die Abdeckung des Erinnerungssystems, nicht die Qualität der Prioritäten; ein Rückgang wäre ein nützliches Ergebnis, aber kein Nachweis eines Produktivitätsgewinns. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Lausanne, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Lausanne

• zeitmanagement & priorisierung
• Lausanne
• forschung
• Weiterbildung lausanne