Gestione del tempo: possiamo affidare i nostri impegni a una lista?
Gli impegni professionali si distribuiscono tra posta elettronica, strumenti di progetto e appunti personali. La domanda manageriale è precisa: a quali condizioni una lista diventa un supporto affidabile per organizzare il lavoro, anziché un ulteriore archivio?
Che cosa stabilisce la letteratura
Evan F. Risko e Sam J. Gilbert (2016, Trends in Cognitive Sciences) sintetizzano le ricerche sull’esternalizzazione cognitiva: utilizzare un’azione o un supporto esterno per ridurre le richieste cognitive di un compito. Registrare un impegno in uno strumento segue questa logica, perché non è più necessario affidarsi soltanto alla memoria. La rassegna non dimostra tuttavia che un’applicazione per la gestione delle attività migliori, da sola, la definizione delle priorità sul lavoro.
Ricordare dove cercare anziché ricordare il contenuto
Betsy Sparrow, Jenny Liu e Daniel M. Wegner (2011, Science) mostrano nei loro esperimenti che l’aspettativa di poter recuperare un’informazione modifica il modo in cui viene memorizzata. I partecipanti ricordano meno bene alcune informazioni quando pensano che saranno conservate, mentre possono ricordare il luogo in cui ritrovarle meglio del contenuto. Per una lista di impegni, questo meccanismo suggerisce un aspetto importante: l’affidabilità del percorso di accesso conta quanto la possibilità di registrare.
La conclusione troppo rapida
Si potrebbe concludere che basti annotare tutto in un unico strumento. Gli studi citati non consentono né di prescrivere uno strumento universale, né di affermare che una lista esaustiva produca scelte migliori. Esternalizzare un impegno aiuta a conservarlo; decidere quale posto assegnargli nel lavoro rimane un’operazione distinta. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa i dati non permettono di promettere
Gli esperimenti sulla memorizzazione delle informazioni non riproducono gli impegni negoziati, mutevoli e interdipendenti di un gruppo di lavoro. La rassegna sull’esternalizzazione cognitiva comprende situazioni diverse, senza stabilire un protocollo validato per la gestione delle priorità nelle imprese. Nella pratica, contare le attività registrate non basta quindi: una lista molto lunga può restare incompleta o non essere più consultata.
Una verifica pratica a Losanna
Nell’ambito del programma SHR dedicato alla gestione del tempo e alla definizione delle priorità, si può proporre a Losanna un esercizio ai gruppi di lavoro del settore medtech, delle scuole universitarie, dello sport internazionale e delle scale-up dell’arco lemanico. Per due settimane, ogni partecipante confronta quotidianamente la propria lista di lavoro con gli impegni ancora aperti, esplicitamente accettati e dotati di una scadenza, presenti in un insieme concordato di e-mail e ticket. La misura è la proporzione di questi impegni assenti dalla lista: numero di impegni mancanti diviso per numero di impegni individuati nelle fonti che soddisfano i criteri, mantenendo i contenuti riservati presso il partecipante. Questo tasso verifica la copertura del sistema di promemoria, non la qualità delle priorità; una diminuzione sarebbe un risultato utile, ma non una prova di maggiore produttività. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Losanna, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Losanna
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