Gestion du temps : peut-on confier ses engagements à une liste ?
Les engagements professionnels se dispersent entre messagerie, outils de projet et notes personnelles. La question managériale est précise : dans quelles conditions une liste devient-elle un support fiable pour organiser le travail, plutôt qu’un dépôt supplémentaire ?
Ce que la littérature établit
Evan F. Risko et Sam J. Gilbert (2016, Trends in Cognitive Sciences) synthétisent les recherches sur l’externalisation cognitive : utiliser une action ou un support extérieur pour réduire les exigences cognitives d’une tâche. Inscrire un engagement dans un outil relève de cette logique, puisqu’il n’est plus nécessaire de compter uniquement sur sa mémoire. Cette synthèse ne démontre toutefois pas qu’une application de gestion des tâches améliore, à elle seule, la priorisation au travail.
Retenir où retrouver plutôt que retenir le contenu
Betsy Sparrow, Jenny Liu et Daniel M. Wegner (2011, Science) montrent, dans leurs expériences, que l’attente de pouvoir retrouver une information modifie sa mémorisation. Les participants retiennent moins bien certaines informations lorsqu’ils pensent qu’elles seront conservées, tandis que l’emplacement où les retrouver peut être mieux mémorisé que leur contenu. Pour une liste d’engagements, le mécanisme suggère un enjeu : la fiabilité du chemin d’accès compte autant que la simple possibilité d’enregistrer.
La conclusion trop rapide
On pourrait en conclure qu’il suffit de tout noter dans un outil unique. Les travaux cités ne permettent ni de prescrire un outil universel, ni d’affirmer qu’une liste exhaustive produit de meilleurs arbitrages. Externaliser un engagement aide à le conserver ; décider de sa place dans le travail reste une opération distincte. (nos formations pour cadres et collaborateurs)
Ce que les données ne permettent pas de promettre
Les expériences sur la mémorisation d’informations ne reproduisent pas les engagements négociés, changeants et interdépendants d’une équipe. La synthèse sur l’externalisation cognitive couvre des situations diverses, sans établir un protocole validé de gestion des priorités pour les entreprises. En pratique, compter les tâches enregistrées ne suffit donc pas : une liste très fournie peut rester incomplète ou ne plus être consultée.
Une implication pratique, vérifiable à Lausanne
Dans le cadre du programme « Gestion du temps & priorisation » de SHR, un exercice peut être proposé à Lausanne aux équipes de medtech, des hautes écoles, du sport international et des scale-ups de l’arc lémanique. Pendant deux semaines, chaque participant confronte quotidiennement sa liste de travail aux engagements encore ouverts, explicitement acceptés et assortis d’une échéance, présents dans un périmètre convenu de courriels et de tickets. La mesure est la proportion de ces engagements absents de la liste : nombre d’engagements manquants divisé par nombre d’engagements admissibles repérés dans les sources, en conservant les contenus confidentiels auprès du participant. Ce taux vérifie la couverture du dispositif de rappel, non la qualité des priorités ; une diminution serait un résultat utile, mais pas une preuve de gain de productivité. Pour aller plus loin : découvrez la formation Gestion du temps & priorisation à Lausanne, ou parcourez nos formations pour cadres et collaborateurs en Suisse.
En images : Gestion du temps & priorisation à Lausanne
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