Projektmanagement: Warum werden Warnsignale nicht gemeldet?

Ein Projekt kann über ein regelmässiges Reporting verfügen, ohne dass wichtige Bedenken die handlungsfähigen Personen erreichen. Die Führungsfrage ist präzise: Wie lassen sich Bedenken ansprechbar machen, bevor daraus ein Vorfall wird?

Was die Literatur belegt

Amy Edmondson (1999, Administrative Science Quarterly) zeigt einen Zusammenhang zwischen der psychologischen Sicherheit eines Teams und seinem Lernverhalten, etwa dem Besprechen von Fehlern und dem Einholen von Rückmeldungen. Psychologische Sicherheit bezeichnet die gemeinsame Überzeugung, dass zwischenmenschliche Risiken im Team eingegangen werden können. Für Projekte legt dies eine Unterscheidung nahe: Ein Meldekanal kann vorhanden sein, ohne dass seine Nutzung als möglich gilt, ohne das Gesicht zu verlieren.

Offenheit der Führungskraft jenseits der Worte

James R. Detert und Ethan R. Burris (2007, Academy of Management Journal) zeigen, dass die Offenheit von Führungskräften mit dem Äussern von Verbesserungsvorschlägen durch Mitarbeitende zusammenhängt. Ihre Ergebnisse stützen eine vermittelnde Rolle der psychologischen Sicherheit in dieser Beziehung. Vorsichtig auf Warnmeldungen in Projekten übertragen, legt dieser Mechanismus nahe, dass die Reaktion auf einen Einwand ebenso wichtig ist wie die Einladung, sich zu äussern.

Der vorschnelle Schluss

Daraus könnte man ableiten, dass es genügt, alle zu häufigeren Wortmeldungen aufzufordern. Eine formelle Einladung beseitigt jedoch nicht das wahrgenommene Risiko, einem Projektsponsor zu widersprechen oder einen angekündigten Meilenstein infrage zu stellen. Psychologische Sicherheit entbindet auch nicht davon, eine Warnmeldung zu prüfen: Sie erleichtert deren Untersuchung, macht aber nicht aus jeder Sorge einen Beleg. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was die Daten nicht versprechen können

Diese Studien untersuchen nicht spezifisch die Meldesysteme Zürcher Projekte und belegen nicht, dass ein bestimmtes Verfahren Vorfälle reduziert. Ihre Feldbefunde beleuchten Zusammenhänge zwischen Teamklima, Führung und Verhalten, ohne sämtliche möglichen Einflussfaktoren zu isolieren. Mehr erfasste Warnmeldungen können deshalb für offenere Kommunikation, eine Verschlechterung der Projektlage oder beides stehen; ihre Anzahl allein erlaubt keine Unterscheidung.

Eine überprüfbare Praxis in Zürich

Im Rahmen des SHR-Programms «Projektmanagement» lässt sich Teams aus Finanzdienstleistung, Versicherung, Tech und europäischen Zentralen internationaler Konzerne in Zürich eine Übung anbieten: Neue Warnmeldungen während vier Wochen erfassen, ohne sensible Daten festzuhalten. Für jede Meldung werden das Datum, die für die Prüfung zuständige Rolle und die erste begründete Antwort dokumentiert, unabhängig davon, ob diese eine Massnahme, weitere Abklärungen oder keinen weiteren Handlungsbedarf vorsieht. Anschliessend wird der Anteil der Meldungen berechnet, die innerhalb der zu Beginn vereinbarten Frist eine solche Antwort erhalten haben; unbeantwortete Fälle werden gesondert geprüft. Diese Messung überprüft den beobachtbaren Umgang mit Warnmeldungen, nicht die psychologische Sicherheit selbst oder das Fehlen unausgesprochener Probleme. Weiterführend: entdecken Sie die Projektmanagement-Weiterbildung in Zürich, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Projektmanagement in Zürich

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