Projektmanagement: Was gehört in den Vertrag, wenn sich Anforderungen ändern können?

Wer einen Teil eines Projekts an einen Dienstleister vergibt, muss Anforderungen formalisieren, die möglicherweise noch nicht feststehen. Die präzise Führungsfrage lautet: Soll der Vertrag vor allem das erwartete Ergebnis beschreiben oder regeln, wie dieses verändert werden kann?

Was die Literatur belegt

Kathleen M. Eisenhardt (1989, Academy of Management Review) fasst die Forschung zur Prinzipal-Agent-Beziehung zusammen, in der ein Auftraggeber eine Tätigkeit an einen Auftragnehmer delegiert, dessen Handeln er nicht vollständig beobachten kann. Die Wahl zwischen verhaltens- und ergebnisorientierten Verträgen hängt unter anderem von der Beobachtbarkeit der Arbeit, der Messbarkeit der Ergebnisse und der Unsicherheit ab. Auf Projekte übertragen, warnt dieser Ansatz davor, von einem ergebnisorientierten Vertrag allein die Klärung noch instabiler Anforderungen zu erwarten.

Vertrag und Beziehung können sich gegenseitig stärken

Laura Poppo und Todd Zenger (2002, Strategic Management Journal) untersuchen Geschäftsbeziehungen im Bereich der IT-Dienstleistungen und stellen fest, dass formelle Verträge und relationale Governance einander ergänzen können. Schriftliche Vereinbarungen ersetzen somit nicht zwangsläufig eine Zusammenarbeit, die auf einer fortbestehenden Beziehung und gemeinsamen Erwartungen beruht. Ein vorgeschlagener Mechanismus ist, dass ein expliziter Rahmen bestimmte Konfliktanlässe begrenzt und dadurch die Zusammenarbeit bei Anpassungen erleichtert.

Der voreilige Schluss

Daraus könnte man ableiten, dass Verträge immer länger werden sollten. Diese Arbeiten zeigen jedoch nicht, dass zusätzliche Klauseln ein Projekt automatisch verbessern. Entscheidend ist vielmehr der Inhalt: Ein Lieferergebnis zu definieren und festzulegen, wie eine Änderung geprüft, kalkuliert und genehmigt wird, löst zwei unterschiedliche Probleme. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)

Was die Daten nicht entscheiden können

Die Übersicht zur Prinzipal-Agent-Theorie ist kein Versuch, der verschiedene Projektvertragsmodelle vergleicht, und die Studie zu IT-Dienstleistungen belegt keinen universellen Kausaleffekt. Ebenso wenig rechtfertigt sie eine ungeprüfte Übertragung ihrer Ergebnisse auf Wasserbauarbeiten oder Gesundheitsdienstleistungen. Sicherheitsanforderungen, Beschaffungsregeln und die tatsächlichen Möglichkeiten eines Anbieterwechsels müssen deshalb Teil der Analyse bleiben.

Eine überprüfbare Praxis in Sion

Im Rahmen des SHR-Programms «Projektmanagement» könnte eine in Sion anwendbare Übung ein Projekt mit einem externen Anbieter aus den Bereichen Wasserkraft, Gesundheit, Weinbau oder alpiner Tourismus untersuchen. Während eines Monats würde jeder Änderungsantrag in einem Register erfasst, mit Antragsdatum, geschätzten Auswirkungen auf Kosten und Termine, entscheidungsbefugter Person und datiertem Entscheid. Gemessen würde der Anteil der umgesetzten Änderungen, deren Genehmigung vor Beginn der betroffenen Arbeiten nachvollziehbar dokumentiert ist; Notfallausnahmen würden separat ausgewiesen. Das Ergebnis würde nicht die Qualität des Vertrags beweisen, aber überprüfbar machen, ob das Projekt seine Änderungen genehmigt, bevor es von ihnen überrollt wird. Weiterführend: entdecken Sie die Projektmanagement-Weiterbildung in Sitten im Kanton Wallis, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.

In Bildern: Projektmanagement in Sitten

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