Priorisieren unter Zeitdruck: Welche Informationen gehen unter?
Wenn die Zeit knapp ist, müssen Führungskräfte entscheiden, welche Vorgänge vorangebracht werden und welche warten müssen. Die konkrete Führungsfrage lautet: Wie lässt sich verhindern, dass diese Abwägung vor allem auf allgemein bekannten Informationen beruht und eine entscheidende Information einer einzelnen Person unberücksichtigt bleibt?
Was die Forschung belegt
Garold Stasser und William Titus (1985, Journal of Personality and Social Psychology) untersuchten Gruppenentscheidungen, bei denen die Teilnehmenden nicht alle über dieselben Informationen verfügten. In ihrer experimentellen Untersuchung wurden Informationen, die mehreren Mitgliedern bekannt waren, in der Diskussion gegenüber Informationen einzelner Personen bevorzugt. Für die Priorisierung ist deshalb das Risiko zu prüfen, dass ein allgemein vertrauter Vorgang mehr Raum erhält als einer, dessen Bedeutung noch nicht allen bekannt ist.
Was die verfügbare Zeit verändert
Steven J. Karau und Janice R. Kelly (1992, Journal of Experimental Social Psychology) variierten die verfügbare Zeit für eine Gruppenaufgabe und beobachteten Unterschiede in der Interaktion und der Leistungsqualität. Ihre Studie zeigt, dass die verfügbare Zeit die Arbeitsweise einer Gruppe verändern kann, nicht nur die Dauer ihres Austauschs. Sie prüft allerdings nicht direkt, ob Zeitdruck die in der ersten Studie beschriebene Verzerrung beim Informationsaustausch verstärkt.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, dass vor der Prioritätensetzung einfach länger diskutiert werden sollte. Diese allgemeine Regel lässt sich aus den Studien nicht begründen: Zusätzliche Zeit kann auch dafür verwendet werden, bereits Bekanntes zu wiederholen. Ein gezielterer Ansatz besteht darin, Informationen sichtbar zu machen, die die Rangfolge der Vorgänge verändern könnten, ohne zu behaupten, dieses Vorgehen sei durch die beiden Studien validiert. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Die Grenzen der Daten und der gängigen Praxis
Diese experimentellen Studien bilden weder die regulatorische Verantwortung einer Bank noch die Autoritätsverhältnisse eines Familienunternehmens ab. Wer eine Information besitzt, kann sie zudem nicht zwangsläufig weitergeben, etwa wenn sie vertraulich ist oder gegenüber Vorgesetzten nur schwer angesprochen werden kann. Schliesslich beweist eine veränderte Priorität für sich genommen noch nicht, dass die neue Entscheidung besser ist.
Eine überprüfbare Praxis in Lugano
Im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» wird für Lugano folgende Übung vorgeschlagen: Während zweier Wochen werden die vorläufige und die endgültige Rangfolge der Vorgänge verglichen, bevor und nachdem bisher nicht besprochene Informationen kurz zusammengetragen wurden. In einer Bank, einem Modeunternehmen, einem Handelsunternehmen oder einem italienischsprachigen Familien-KMU hält jede zuständige Führungskraft auf Italienisch und unter Beachtung der Zugriffsrechte einen überprüfbaren Sachverhalt fest, der die Rangfolge verändern könnte: eine Compliance-Vorgabe, die Verfügbarkeit einer Kollektion, ein fehlendes Versanddokument oder die Produktionskapazität. Das Protokoll enthält beide Rangfolgen, die neue Information und die Begründung jeder Änderung; gemessen wird der Anteil der Priorisierungsentscheide, deren Rangfolge sich aufgrund einer solchen Information ändert. Damit lässt sich prüfen, ob dieser Schritt entscheidungsrelevante Informationen liefert, nicht jedoch allein eine Leistungssteigerung nachweisen. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Lugano, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Lugano
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