Definire le priorità sotto pressione: quali informazioni rischiano di scomparire?

Quando il tempo scarseggia, i responsabili devono decidere quali pratiche far avanzare e quali lasciare in attesa. La domanda manageriale è precisa: come evitare che questa scelta si fondi soprattutto sulle informazioni già note a tutti, trascurando un elemento decisivo conosciuto da una sola persona?

Che cosa stabilisce la letteratura

Garold Stasser e William Titus (1985, Journal of Personality and Social Psychology) hanno studiato decisioni di gruppo nelle quali i partecipanti non disponevano tutti delle stesse informazioni. Nel loro contesto sperimentale, le discussioni favorivano le informazioni condivise da più membri rispetto a quelle possedute da una sola persona. Per la definizione delle priorità, il rischio da esaminare è quindi che una pratica familiare al gruppo occupi più spazio nella discussione di una la cui rilevanza non è ancora nota a tutti.

Che cosa cambia con il tempo disponibile

Steven J. Karau e Janice R. Kelly (1992, Journal of Experimental Social Psychology) hanno manipolato il tempo disponibile per un compito di gruppo, osservando differenze nelle interazioni e nella qualità della prestazione. Il loro studio indica che il tempo disponibile può modificare il modo in cui un gruppo lavora, non soltanto la durata del confronto. Non verifica però direttamente se la pressione temporale rafforzi la distorsione nella condivisione delle informazioni descritta nel primo studio.

La conclusione troppo rapida

Si potrebbe dedurne che basti prolungare il confronto prima di stabilire le priorità. Questi lavori non consentono di sostenere tale regola generale: anche il tempo aggiuntivo può essere dedicato a ripetere ciò che è già noto. Una strada più mirata consiste nel far emergere le informazioni capaci di modificare l’ordine delle pratiche, senza pretendere che questa procedura sia stata validata dai due studi. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)

I limiti dei dati e della pratica corrente

Queste ricerche sperimentali non riproducono né le responsabilità normative di una banca né i rapporti di autorità di una PMI familiare. Possedere un’informazione non garantisce inoltre di poterla comunicare, soprattutto quando è riservata o difficile da sottoporre ai superiori. Infine, un cambiamento di priorità non dimostra da solo che la nuova decisione sia migliore.

Una verifica pratica a Lugano

Nel programma SHR «Gestione del tempo e definizione delle priorità», un’esercitazione proposta a Lugano consiste nel confrontare, per due settimane, l’ordine provvisorio e quello definitivo delle pratiche, prima e dopo una breve raccolta di informazioni fino a quel momento assenti dal confronto. In una banca, un’azienda di moda, una società di commercio o una PMI familiare italofona, ogni responsabile annota in italiano, nel rispetto dei diritti di accesso, un fatto verificabile che potrebbe modificare l’ordine scelto: un vincolo di conformità, la disponibilità di una collezione, un documento di spedizione mancante o la capacità produttiva. Il registro conserva entrambi gli ordini, il fatto nuovo e la motivazione di ogni modifica; la misura è la proporzione di decisioni di priorità il cui ordine cambia in seguito a un fatto di questo tipo. Questo monitoraggio permette di verificare se il passaggio apporta informazioni utili alla decisione, ma non dimostra da solo un miglioramento della prestazione. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Lugano, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.

In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Lugano

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