Priorisieren: Wer übernimmt die wenig sichtbaren Aufgaben?
Ein gemeinsames Dossier vorzubereiten, eine neue Kollegin einzuführen oder administrative Arbeiten nachzubereiten kostet Zeit, ohne bei der Leistungsbeurteilung immer ins Gewicht zu fallen. Die Führungsfrage lautet deshalb: Wie lassen sich diese Beiträge so verteilen, dass sie nicht systematisch die Zeit schmälern, die bestimmte Personen für ihre anerkannten Ziele einsetzen können?
Was die Forschung belegt
Linda Babcock, Maria P. Recalde, Lise Vesterlund und Laurie Weingart (2017, American Economic Review) untersuchen Aufgaben, die zum Funktionieren des Teams beitragen, aber wenig Aussicht auf eine Beförderung bieten. In den untersuchten Situationen melden sich Frauen häufiger freiwillig, werden häufiger angefragt und nehmen diese Anfragen häufiger an als Männer. Diese Ergebnisse legen nahe, die Aufgabenverteilung zu betrachten, statt jede Schwierigkeit beim Priorisieren durch individuelle Präferenzen zu erklären.
Der Mechanismus unterschiedlicher Erwartungen
Madeline E. Heilman und Julie J. Chen (2005, Journal of Applied Psychology) zeigen anhand experimenteller Beurteilungen, dass Hilfe für Kolleginnen und Kollegen je nach Geschlecht der helfenden Person unterschiedlich bewertet wird. Männer erhalten für dieses Verhalten mehr Anerkennung, während Frauen stärker negativ beurteilt werden, wenn sie es nicht zeigen. Der pauschale Rat, Anfragen abzulehnen, übersieht somit, dass dieselbe Absage unterschiedliche soziale Kosten haben kann.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, wenig anerkannte Aufgaben abzuschaffen oder nur den häufig angefragten Personen beizubringen, Nein zu sagen. Damit würde man geringe Anerkennung für die Karriere mit geringem Nutzen für die Organisation verwechseln. Zu entscheiden ist vielmehr über Notwendigkeit, Anerkennung und Verteilung dieser Aufgaben, ohne sie alle als austauschbar zu betrachten. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was die Daten nicht entscheiden können
Diese Studien messen nicht direkt, welche Zeitersparnis eine Aufgabenrotation in einem Tessiner Unternehmen bringen würde. Experimentelle Situationen erhellen Mechanismen, bilden aber weder die regulatorischen Verantwortlichkeiten einer Bank noch die Beziehungen innerhalb eines Familien-KMU ab. Auch das blosse Zählen von Aufgaben reicht nicht aus: Dauer, Komplexität und Beitrag zu den Zielen müssen unterschieden werden.
Eine überprüfbare Praxis in Lugano
Im Rahmen des SHR-Programms «Zeitmanagement & Priorisierung» kann ein Team einer Bank, eines Mode- oder Handelsunternehmens oder eines italienischsprachigen Familien-KMU in Lugano zunächst zwei Wochen lang Unterstützungsaufgaben erfassen und auf Italienisch festlegen, welche davon notwendig sind, aber in der Beurteilung wenig zählen. Für jede Aufgabe werden die angefragte Person, die ausführende Person und der Zeitaufwand notiert; anschliessend wird pro Person der Anteil dieser Beiträge an der Arbeitszeit berechnet. Danach wird während zweier Wochen eine Rotation ausschliesslich für übertragbare Aufgaben getestet, wobei regulatorische Verantwortlichkeiten und erforderliche Fachkenntnisse gewahrt bleiben. Der Vergleich der Streuung dieses Anteils zwischen den Personen, der Zeit für anerkannte Ziele und allfälliger Verzögerungen bei der Leistungserbringung ermöglicht eine lokale Überprüfung, aber keinen Kausalnachweis. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Lugano, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Lugano
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