Priorisieren: Welche Arbeit verdrängt eine neue Anfrage?
Eine zusätzliche Anfrage anzunehmen bedeutet mitunter, Arbeit zu verschieben, deren Wert nie besprochen wird. Die konkrete Führungsfrage lautet: Sollte vor der Beanspruchung bereits verplanter Kapazität benannt werden, was stattdessen nicht erledigt wird?
Was die Forschung belegt
Shane Frederick, Nathan Novemsky, Jing Wang, Ravi Dhar und Stephen Nowlis (2009, Journal of Consumer Research) zeigen in Experimenten zu Kaufentscheidungen, dass Menschen alternative Verwendungsmöglichkeiten ihres Geldes nicht systematisch berücksichtigen. Werden diese Möglichkeiten ausdrücklich genannt, kann sich die Entscheidung verändern. Die Forschung belegt damit eine Vernachlässigung von Opportunitätskosten, nicht eine grundsätzliche Unfähigkeit, Optionen zu vergleichen.
Was den Verzicht sichtbar macht
Scott A. Spiller (2011, Journal of Consumer Research) untersucht, unter welchen Bedingungen alternative Verwendungsmöglichkeiten einer Ressource tatsächlich in die Entscheidung eingehen. Seine Experimente zeigen insbesondere, dass Ressourcenbeschränkungen die Berücksichtigung von Opportunitätskosten fördern können. Für die Zeitplanung legt dieser Mechanismus eine Hypothese nahe: Eine Anfrage wird möglicherweise isoliert beurteilt, wenn keine andere Verwendung der benötigten Zeit ins Blickfeld gerückt wird.
Der voreilige Schluss
Daraus könnte man ableiten, jede Anfrage abzulehnen, die eine frühere Zusage verdrängt. Damit würde jedoch das Sichtbarmachen von Kosten mit dem Nachweis verwechselt, dass diese Kosten zu hoch sind. Eine neue Anfrage kann zu Recht Vorrang vor geplanter Arbeit erhalten; entscheidend ist, die beiden Verwendungsmöglichkeiten der Zeit zu vergleichen, statt nur den Nutzen der neuen Anfrage zu beurteilen. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Die Grenzen der Daten und der gängigen Praxis
Diese Studien betreffen Konsumentscheidungen, nicht die Einsatzplanung industrieller Teams. Ihre Übertragung auf die Arbeitszeit bleibt deshalb eine zu prüfende Hypothese, zumal Aufgaben Abhängigkeiten, unsichere Bearbeitungszeiten und Auswirkungen auf andere Beteiligte mit sich bringen. Die Frage «Können wir das machen?» reicht dennoch nicht aus, um eine Abwägung zu dokumentieren: Ein Ja kann eine Verschiebung, einen reduzierten Leistungsumfang oder zusätzliche Arbeitsstunden verdecken.
Eine überprüfbare Praxis in Neuchâtel
In einem Neuenburger Team der Mikrotechnik, der Uhrenindustrie oder der Präzisionsmikroelektronik kann eine Übung im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» darin bestehen, während zweier Wochen jede angenommene Anfrage zu erfassen, die bereits verplante Kapazität beansprucht. Für jede Anfrage werden die verdrängte Arbeit und ihr neuer Termin festgehalten; wird nichts verdrängt, wird dokumentiert, wie die zusätzliche Kapazität entsteht. Die zentrale Kennzahl ist der Anteil dieser Anfragen mit einer ausdrücklichen, anhand der Planung überprüfbaren Abwägung; tatsächliche Verschiebungen und zusätzliche Arbeitsstunden werden separat erfasst. Diese Aufzeichnung belegt keinen Produktivitätsgewinn, macht aber überprüfbar, ob neue Zusagen tatsächlich gegen bestehende Verpflichtungen abgewogen oder lediglich hinzugefügt werden. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Neuenburg, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Neuenburg
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