Priorisieren: Wenn Kennzahlen den Zeitplan bestimmen
Im Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» von SHR — Swiss Human Resources verdient eine Frage Aufmerksamkeit, noch bevor individuelle Methoden zur Sprache kommen. Wie kann eine Führungskraft Zeit für die erklärten Prioritäten einfordern, wenn Leistungskennzahlen eine andere Zeitverteilung begünstigen?
Was die Literatur festhält
Steven Kerr (1975, Academy of Management Journal) untersucht einen wiederkehrenden Widerspruch in Organisationen: Bestimmte Verhaltensweisen werden belohnt, während andere als erwünscht gelten. Sein Beitrag stützt sich auf Beispiele statt auf eine experimentelle Schätzung und zeigt, warum tatsächliche Belohnungen ebenso geprüft werden sollten wie erklärte Ziele. Für das Zeitmanagement ergibt sich daraus eine konkrete Hypothese: Der Zeitplan folgt möglicherweise eher den Bewertungskriterien als der Strategie.
Der Mechanismus: Aufwand verlagert sich zum Messbaren
Bengt Holmström und Paul Milgrom (1991, Journal of Law, Economics, & Organization) formalisieren dieses Problem in einem Modell, in dem eine Person mehrere Aufgaben mit unterschiedlich gut messbaren Ergebnissen übernimmt. Ein starker Anreiz in einer Dimension kann Aufwand von einer anderen abziehen, die für die Organisation ebenfalls wertvoll ist. Dieser Mechanismus setzt keine mangelnde Bereitschaft voraus: Er kann eine folgerichtige Reaktion auf die Bewertungsregeln sein.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, quantitative Ziele abzuschaffen oder jede Tätigkeit zu messen. Die Arbeiten rechtfertigen keine dieser allgemeinen Empfehlungen: Ihr Beitrag besteht darin, das Verzerrungsrisiko von Belohnungen und Messung sichtbar zu machen. Die Führungsfrage betrifft somit das Verhältnis zwischen bewerteten Dimensionen, erklärten Prioritäten und der fachlichen Beurteilung der Arbeit. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was diese Arbeiten nicht beziffern können
Eine organisationsbezogene Analyse und ein ökonomisches Modell erlauben keine Schätzung, wie viele Stunden ein Team durch eine ungünstig gewählte Kennzahl verliert. Eine Tätigkeit mit hohem Zeitanteil kann ebenso auf einer regulatorischen Pflicht, einer technischen Abhängigkeit oder einer berechtigten Kundenanfrage beruhen. Diese Zeitverteilung allein den Kennzahlen zuzuschreiben, erfordert deshalb eine Prüfung vor Ort statt eines isolierten Blicks auf das Dashboard.
Eine überprüfbare Praxis in Basel
In Basel kann ein Pharma- oder Life-Sciences-Team, eine Einheit der Rheinlogistik oder ein internationales Forschungs- und Entwicklungsteam diese Übereinstimmung während zweier Wochen prüfen; das hier vorgeschlagene Vorgehen stammt nicht aus den zitierten Studien. Vor Beginn legt die Führungskraft eine konkrete Priorität fest, benennt eine möglicherweise konkurrierende Kennzahl und vereinbart die dafür reservierte Zeit, ohne Qualitäts- oder Sicherheitsanforderungen zu beeinträchtigen. Anschliessend erfasst das Team die tatsächlich eingesetzte Zeit und dokumentiert jede Kürzung zugunsten einer Tätigkeit, die anhand dieser Kennzahl bewertet wird, wobei externe Verpflichtungen und interne Abwägungen getrennt werden. Der Vergleich zwischen vereinbarter und tatsächlicher Zeit sowie die Prüfung der dokumentierten Gründe schaffen eine überprüfbare Grundlage für die Entscheidung, ob Zeitplan, Arbeitslast oder Bewertungsregel angepasst werden müssen. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Basel, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Basel
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