Prioritizzare: perché i compiti sgraditi restano in attesa
Alcuni compiti restano in fondo alla lista anche quando la loro importanza è indiscussa. La domanda manageriale è precisa: come ridurre il rinvio dei compiti prioritari ma sgraditi, senza confondere procrastinazione, scelte giustificate e sovraccarico?
Che cosa stabilisce la letteratura
Piers Steel (2007, Psychological Bulletin) individua, in una meta-analisi, l’avversione suscitata dal compito tra i fattori regolarmente associati alla procrastinazione. Quest’ultima non indica qualsiasi ritardo, ma il rinvio volontario di un’azione prevista nonostante se ne anticipino conseguenze sfavorevoli. Per il management la distinzione è essenziale: un compito rinviato per mancanza di informazioni o di capacità disponibile non rappresenta necessariamente lo stesso problema.
Un sollievo immediato, un costo differito
Dianne M. Tice e Roy F. Baumeister (1997, Psychological Science) hanno seguito degli studenti, osservando che chi procrastinava maggiormente riferiva meno stress all’inizio del periodo, ma più stress alla fine, insieme a risultati accademici peggiori. Questi risultati sono compatibili con un beneficio immediato del rinvio che non si mantiene nel tempo. Chiariscono un paradosso pratico: accantonare un compito sgradevole può rendere la giornata più sopportabile senza migliorare la situazione lavorativa.
La conclusione troppo rapida
Se ne potrebbe dedurre che basti imporre i compiti meno piacevoli all’inizio della giornata. Gli studi citati non confrontano sistematicamente questa regola con altre modalità di organizzazione e non ne dimostrano la superiorità. Una lettura più prudente consiste nell’esaminare ciò che rende il compito sgradito: monotonia, difficoltà percepita o incertezza sul risultato atteso, anziché trasformare ogni rinvio in una mancanza di disciplina. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa non mostrano i dati e le agende
La meta-analisi riunisce studi eterogenei, basati in larga parte su associazioni, mentre lo studio longitudinale riguarda un contesto universitario anziché gruppi di lavoro professionali. Un’agenda, da sola, non consente di distinguere l’evitamento da una dipendenza bloccante o da un cambiamento legittimo di priorità. Un’osservazione utile deve quindi documentare il motivo del rinvio e la capacità disponibile, senza trasformare il monitoraggio in un giudizio morale sulle persone.
Una verifica pratica a Losanna
In un team medtech di Losanna, una scuola universitaria, un’organizzazione dello sport internazionale o una scale-up dell’arco lemanico, il programma SHR di gestione del tempo e prioritizzazione può integrare una verifica di quattro settimane, senza ritardare artificialmente obblighi normativi o attività critiche. Per due settimane si registrano i compiti riconosciuti come prioritari ma considerati sgraditi, la data di avvio concordata, il primo risultato osservabile e il motivo di ogni rinvio; nelle due settimane successive si aggiunge, prima dell’avvio, un chiarimento del risultato atteso e delle risorse accessibili. Si confronta la quota di questi compiti che hanno prodotto il primo risultato entro la data concordata, mantenendo invariata la definizione e annotando i cambiamenti del carico di lavoro e le rilavorazioni necessarie per carenze qualitative. Il confronto non dimostra un effetto causale, ma permette di verificare se i rinvii diminuiscono senza limitarsi a trasferire il costo sulla qualità o su altre priorità. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Losanna, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Losanna
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