Priorisieren: Warum unangenehme Aufgaben liegen bleiben
Manche Aufgaben bleiben liegen, obwohl ihre Bedeutung ausser Frage steht. Die Führungsfrage ist präzise: Wie lässt sich das Aufschieben prioritärer, aber unangenehmer Aufgaben verringern, ohne Prokrastination mit begründeten Abwägungen oder Überlastung zu verwechseln?
Was die Forschung belegt
Piers Steel (2007, Psychological Bulletin) identifiziert in einer Metaanalyse den aversiven Charakter einer Aufgabe als einen der Faktoren, die regelmässig mit Prokrastination zusammenhängen. Gemeint ist nicht jede Verzögerung, sondern das freiwillige Aufschieben einer beabsichtigten Handlung trotz erwarteter nachteiliger Folgen. Für Führungskräfte ist diese Unterscheidung wesentlich: Wird eine Aufgabe wegen fehlender Informationen oder Kapazitäten verschoben, liegt nicht zwingend dasselbe Problem vor.
Sofortige Entlastung, spätere Kosten
Dianne M. Tice und Roy F. Baumeister (1997, Psychological Science) begleiteten Studierende und beobachteten, dass stärker prokrastinierende Personen zu Beginn des Untersuchungszeitraums weniger Stress berichteten, gegen Ende jedoch mehr, verbunden mit schlechteren akademischen Leistungen. Diese Ergebnisse sind mit einem unmittelbaren Vorteil des Aufschiebens vereinbar, der auf Dauer nicht bestehen bleibt. Sie verdeutlichen ein praktisches Paradox: Eine unangenehme Aufgabe beiseitezulegen kann den Tag erträglicher machen, ohne die Arbeitssituation zu verbessern.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, dass die unangenehmsten Aufgaben einfach zu Tagesbeginn vorgeschrieben werden sollten. Die zitierten Arbeiten vergleichen diese Regel nicht systematisch mit anderen Formen der Arbeitsorganisation und belegen keine Überlegenheit. Eine vorsichtigere Schlussfolgerung lautet, zunächst zu prüfen, was die Aufgabe unangenehm macht: Monotonie, wahrgenommene Schwierigkeit oder Unklarheit über das erwartete Ergebnis, statt jedes Aufschieben als Disziplinmangel zu werten. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was Daten und Kalender nicht zeigen
Die Metaanalyse bündelt heterogene Arbeiten, die sich weitgehend auf Zusammenhänge stützen, während die Längsschnittstudie einen Hochschulkontext und keine beruflichen Teams untersucht. Ein Kalender allein unterscheidet nicht zwischen Vermeidung, einer blockierenden Abhängigkeit und einer berechtigten Prioritätsänderung. Eine hilfreiche Beobachtung muss deshalb den Grund für das Verschieben und die verfügbaren Kapazitäten dokumentieren, ohne daraus eine moralische Bewertung von Personen zu machen.
Eine überprüfbare Praxis in Lausanne
In einem Lausanner Medtech-Team, einer Hochschule, einer internationalen Sportorganisation oder einem Scale-up im Genferseeraum kann das SHR-Programm für Zeitmanagement und Priorisierung einen vierwöchigen Test integrieren, ohne regulatorische oder kritische Verpflichtungen künstlich aufzuschieben. Während zweier Wochen werden als prioritär anerkannte, aber unangenehm empfundene Aufgaben, ihr vereinbarter Starttermin, ihr erstes beobachtbares Arbeitsergebnis und der Grund jeder Verschiebung erfasst; in den folgenden zwei Wochen werden zusätzlich vor Arbeitsbeginn das erwartete Ergebnis und die zugänglichen Ressourcen geklärt. Verglichen wird der Anteil dieser Aufgaben, deren erstes Arbeitsergebnis zum vereinbarten Termin vorliegt, bei unveränderter Definition und unter Erfassung von Änderungen der Arbeitslast sowie qualitätsbedingten Nacharbeiten. Dieser Vergleich belegt keine Kausalität, zeigt aber, ob Verschiebungen abnehmen, ohne die Kosten lediglich auf die Qualität oder andere Prioritäten zu verlagern. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Lausanne, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Lausanne
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