Definire le priorità: perché il sovraccarico non viene segnalato?

Gli strumenti di definizione delle priorità presuppongono che i vincoli reali raggiungano chi deve decidere. La domanda manageriale è quindi precisa: come consentire a un gruppo di segnalare un carico non più sostenibile prima che un ritardo renda il problema incontestabile?

Che cosa emerge dalla letteratura

Amy Edmondson (1999, Administrative Science Quarterly) osserva un'associazione tra la sicurezza psicologica dei gruppi e i loro comportamenti di apprendimento, tra cui discutere gli errori e cercare riscontri. La sicurezza psicologica indica qui la convinzione condivisa che nel gruppo sia possibile assumersi rischi interpersonali. Lo studio non riguarda direttamente le agende, ma chiarisce una condizione del loro realismo: poter esporre una difficoltà senza temere ripercussioni nelle relazioni.

L'apertura del responsabile, oltre l'invito a parlare

James R. Detert ed Ethan R. Burris (2007, Academy of Management Journal) collegano l'apertura dei responsabili alla disponibilità dei dipendenti a esprimersi per migliorare il funzionamento dell'organizzazione, con un ruolo di mediazione della sicurezza psicologica percepita. Lo studio invita a distinguere l'invito formale a parlare dalla possibilità effettivamente percepita di farlo. Applicato alla definizione delle priorità, il meccanismo suggerisce che chiedere di segnalare i sovraccarichi perda credibilità se le segnalazioni vengono interpretate come scarso impegno.

La conclusione affrettata

Si potrebbe dedurne che basti incoraggiare tutti a dire quando manca il tempo. Una segnalazione, però, non è né una misura oggettiva della capacità disponibile né la prova che una scadenza debba essere spostata. È un'informazione da approfondire: quale attività è a rischio, quale vincolo interviene e quale scelta diventa necessaria? (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)

Che cosa i dati non permettono di promettere

Questi studi non verificano un metodo di gestione del tempo e non dimostrano che una maggiore libertà di parola riduca automaticamente i ritardi. Una migliore segnalazione delle difficoltà può inizialmente rendere più visibile il sovraccarico senza modificare le risorse disponibili. Contare le segnalazioni non basta quindi: la loro assenza può indicare sia un carico sostenibile sia un silenzio prudente.

Una verifica pratica a Friburgo

Nel programma SHR «Gestione del tempo e definizione delle priorità», un esercizio applicabile a Friburgo consiste nello sperimentare per quattro settimane un registro delle segnalazioni di capacità insufficiente, in un gruppo del settore agroalimentare, un'unità industriale bilingue o un servizio del polo universitario. Ogni segnalazione, formulabile in francese o in tedesco, indica l'attività a rischio, la scadenza e il vincolo; il responsabile registra poi una decisione esplicita sulle priorità o una richiesta di informazioni. La misura principale è la quota di segnalazioni che ricevono una decisione documentata prima della scadenza interessata, distinguendo una semplice conferma di ricezione da una decisione sul carico di lavoro. Questo protocollo proposto, non validato dagli studi citati, verifica se la possibilità di parlare produce una decisione sulle priorità anziché il semplice riconoscimento del problema. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Friburgo, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.

In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Friburgo

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