Priorisieren: Warum werden Überlastungen nicht angesprochen?
Instrumente zur Priorisierung setzen voraus, dass die tatsächlichen Einschränkungen bei der entscheidenden Person ankommen. Die konkrete Führungsfrage lautet deshalb: Wie kann ein Team eine nicht mehr bewältigbare Arbeitslast melden, bevor eine Terminüberschreitung das Problem unbestreitbar macht?
Was die Forschung belegt
Amy Edmondson (1999, Administrative Science Quarterly) beobachtet einen Zusammenhang zwischen der psychologischen Sicherheit in Teams und deren Lernverhalten, etwa dem Besprechen von Fehlern und dem Einholen von Rückmeldungen. Psychologische Sicherheit bezeichnet hier die geteilte Überzeugung, dass im Team zwischenmenschliche Risiken eingegangen werden können. Die Untersuchung befasst sich nicht direkt mit Zeitplänen, beleuchtet aber eine Voraussetzung für deren Realitätsnähe: Schwierigkeiten ansprechen zu können, ohne negative zwischenmenschliche Folgen befürchten zu müssen.
Offenheit der Führungskraft ist mehr als eine Einladung
James R. Detert und Ethan R. Burris (2007, Academy of Management Journal) stellen einen Zusammenhang zwischen der Offenheit von Führungskräften und dem Ansprechen von Verbesserungsmöglichkeiten durch Mitarbeitende fest, wobei die wahrgenommene psychologische Sicherheit eine vermittelnde Rolle spielt. Ihre Untersuchung legt nahe, zwischen der formellen Einladung zur Wortmeldung und der tatsächlich wahrgenommenen Möglichkeit dazu zu unterscheiden. Auf die Priorisierung übertragen deutet dieser Mechanismus darauf hin, dass die Aufforderung, Überlastungen zu melden, unglaubwürdig wird, wenn solche Hinweise als mangelndes Engagement gelten.
Der voreilige Schluss
Daraus könnte man ableiten, es genüge, alle zum Ansprechen von Zeitmangel zu ermutigen. Eine Warnung ist jedoch weder eine objektive Kapazitätsmessung noch ein Beweis dafür, dass ein Termin verschoben werden muss. Sie ist eine Information, die geprüft werden sollte: Welche Aufgabe ist gefährdet, welche Einschränkung liegt vor und welche Abwägung ist erforderlich? (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was die Daten nicht versprechen können
Diese Studien testen keine Methode des Zeitmanagements und belegen nicht, dass offeneres Ansprechen von Problemen automatisch Verzögerungen reduziert. Eine bessere Meldung von Schwierigkeiten kann Überlastungen zunächst sichtbarer machen, ohne die verfügbaren Ressourcen zu verändern. Warnungen lediglich zu zählen reicht deshalb nicht aus: Ihr Ausbleiben kann sowohl eine bewältigbare Arbeitslast als auch vorsichtiges Schweigen bedeuten.
Eine überprüfbare Praxis in Freiburg
Im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» bietet sich für Freiburg ein vierwöchiger Test mit einem Register für Kapazitätswarnungen an, etwa in einem Team der Lebensmittelwirtschaft, einer zweisprachigen Industrieeinheit oder einer Servicestelle im universitären Umfeld. Jede Meldung kann auf Deutsch oder Französisch erfolgen und hält die gefährdete Aufgabe, den Termin und die Einschränkung fest; anschliessend dokumentiert die Führungskraft einen ausdrücklichen Priorisierungsentscheid oder eine Rückfrage. Gemessen wird hauptsächlich der Anteil der Meldungen, zu denen vor dem betreffenden Termin ein dokumentierter Entscheid vorliegt, wobei eine blosse Empfangsbestätigung von einem Entscheid zur Arbeitslast unterschieden wird. Dieses vorgeschlagene und durch die zitierten Studien nicht validierte Vorgehen prüft, ob das Ansprechen von Schwierigkeiten zu einer Priorisierungsentscheidung führt und nicht nur zur Anerkennung des Problems. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Freiburg, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Freiburg
- zeitmanagement & priorisierung
- Freiburg
- forschung
- Weiterbildung freiburg