Priorisieren: Warum sagen wir bei fernen Verpflichtungen zu schnell zu?
Prioritäten entstehen nicht erst zu Beginn des Arbeitstags, sondern auch dann, wenn wir heute eine Anfrage für später annehmen. Die Führungsfrage lautet deshalb: Wie lässt sich eine künftige Verpflichtung beurteilen, ohne noch unverplante Zeit mit tatsächlich verfügbarer Kapazität gleichzusetzen?
Was die Literatur belegt
Gal Zauberman und John G. Lynch Jr. (2005, Journal of Experimental Psychology: General) zeigen, dass Menschen künftig mehr freie Zeit erwarten als gegenwärtig und dass diese Erwartung bei Zeit stärker ausgeprägt ist als bei Geld. Ihre Experimente verknüpfen diese erwartete Verfügbarkeit mit einer geringeren Gewichtung zeitlich ferner Zeitinvestitionen. Ein künftiges Zeitfenster kann somit wenig aufwendig erscheinen, nicht weil die Arbeitslast gering sein wird, sondern weil die verfügbare Kapazität überschätzt wird.
Die Distanz rückt den Nutzen vor die Voraussetzungen
Nira Liberman und Yaacov Trope (1998, Journal of Personality and Social Psychology) zeigen, dass bei zeitlich fernen Entscheidungen die Wünschbarkeit stärker wiegt, während bei nahen Entscheidungen die Machbarkeit mehr Gewicht erhält. Vorsichtig auf die Führungspraxis übertragen, hilft dieser Mechanismus zu verstehen, weshalb die Attraktivität eines Vorhabens die Diskussion bestimmen kann, während seine Umsetzungsvoraussetzungen zweitrangig bleiben. Je näher der Termin rückt, desto konkreter werden Fragen nach Vorbereitung, Verfügbarkeit und Zugang zu Ressourcen.
Der vorschnelle Schluss
Daraus liesse sich ableiten, dass Führungskräfte mehr langfristige Anfragen ablehnen oder mit Zusagen warten sollten. Diese Studien rechtfertigen keine solche allgemeine Regel: Manche frühen Zusagen sichern gerade die benötigten Ressourcen. Entscheidend ist, den Wert eines Vorhabens von der Kapazität für seine Umsetzung zu unterscheiden, statt zeitliche Distanz automatisch als Grund für eine Zu- oder Absage zu behandeln. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was sich aus den Daten nicht ableiten lässt
Diese Experimente bestimmen weder einen optimalen Belegungsgrad von Kalendern noch eine allgemein gültige Zeitreserve. Ihre Übertragung auf ein Team muss tatsächliche Einschränkungen, Auslastungsschwankungen und die Befugnis berücksichtigen, eine Anfrage abzulehnen. Ein noch leerer Kalender belegt keine verfügbare Kapazität; umgekehrt beweist das Vorliegen einer Verzerrung nicht, dass jede künftige Verpflichtung übermässig ist.
Eine überprüfbare Praxis in Lugano
Im SHR-Programm zu Zeitmanagement und Priorisierung bietet sich folgende Übung an: In einer Bank, einem Mode- oder Handelsunternehmen oder einem italienischsprachigen Familien-KMU in Lugano werden während eines Monats die neu angenommenen Verpflichtungen für den Folgemonat erfasst. Für jede Verpflichtung hält ein Formular auf Italienisch das erwartete Arbeitsergebnis, die Vorbereitungsaufgaben und die bestehenden Arbeiten fest, die beibehalten, verschoben oder gestrichen werden. Gemessen wird der Anteil dieser Verpflichtungen, für die später bereits geplante Arbeit verschoben werden musste, getrennt nach Fällen mit und ohne ausdrückliche Kapazitätsprüfung. Dieser Vergleich belegt keinen kausalen Effekt, ermöglicht aber zu prüfen, ob die angenommene Verfügbarkeit der tatsächlich nutzbaren Kapazität entspricht. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Lugano, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Lugano
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