Definire le priorità: perché accettiamo troppo facilmente gli impegni lontani?
Le priorità non si decidono soltanto all'inizio della giornata: prendono forma anche quando accettiamo oggi una richiesta per il futuro. La domanda manageriale è precisa: come valutare un impegno futuro senza considerare il tempo non ancora pianificato come capacità realmente disponibile?
Che cosa dimostra la letteratura
Gal Zauberman e John G. Lynch Jr. (2005, Journal of Experimental Psychology: General) mostrano che le persone si aspettano di disporre di più tempo libero in futuro rispetto al presente e che questa aspettativa è più marcata per il tempo che per il denaro. I loro esperimenti collegano tale disponibilità attesa a un minor peso attribuito agli investimenti di tempo lontani. Uno spazio futuro in agenda può quindi sembrare poco oneroso non perché il carico sarà ridotto, ma perché il margine disponibile viene sovrastimato.
La distanza rende più visibile l'interesse che le condizioni
Nira Liberman e Yaacov Trope (1998, Journal of Personality and Social Psychology) mostrano che la desiderabilità pesa maggiormente nelle decisioni lontane, mentre la fattibilità acquista più peso in quelle vicine. Applicato con prudenza al management, questo meccanismo aiuta a comprendere perché l'interesse di un'iniziativa possa dominare la discussione mentre le condizioni per realizzarla restano secondarie. Con l'avvicinarsi della scadenza, le questioni relative alla preparazione, alla disponibilità e all'accesso alle risorse diventano più concrete.
La conclusione troppo rapida
Se ne potrebbe dedurre che occorra rifiutare più richieste lontane o attendere prima di impegnarsi. Questi studi non autorizzano a farne una regola generale: alcuni impegni assunti in anticipo servono proprio ad assicurarsi le risorse necessarie. La distinzione da mantenere è quella tra il valore di un'iniziativa e la capacità di assorbirla, anziché trasformare la distanza temporale in un motivo automatico di accettazione o rifiuto. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa i dati non permettono di stabilire
Questi esperimenti non determinano né un tasso ottimale di occupazione delle agende né una riserva universale di tempo da conservare. La loro applicazione a un gruppo di lavoro deve tenere conto dei vincoli reali, delle variazioni dell'attività e dell'autorità necessaria per rifiutare una richiesta. Un'agenda ancora vuota non dimostra una capacità disponibile, ma l'esistenza di una distorsione non dimostra nemmeno che ogni impegno futuro sia eccessivo.
Una verifica pratica a Lugano
Nel programma SHR dedicato alla gestione del tempo e alla definizione delle priorità, un possibile esercizio consiste nel registrare per un mese i nuovi impegni accettati per il mese successivo, in una banca, un'impresa della moda o del commercio, oppure una PMI familiare italofona a Lugano. Per ogni impegno, una scheda in italiano riporta il risultato da consegnare, le attività preparatorie e il lavoro esistente che sarà mantenuto, spostato o eliminato. La misura è la proporzione di questi impegni che hanno poi richiesto di spostare un lavoro già previsto, distinguendo quelli per cui la capacità era stata esaminata esplicitamente dagli altri. Questo confronto non dimostra un effetto causale, ma permette di verificare se la disponibilità presunta corrisponde alla capacità effettivamente utilizzabile. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Lugano, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Lugano
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