Gestione del tempo: chi può davvero decidere della propria agenda?

Un'agenda può essere organizzata con cura e restare comunque soggetta alle decisioni altrui. La domanda manageriale è precisa: quale autorità deve attribuire un team ai propri membri affinché le loro priorità possano effettivamente orientare l'uso del tempo?

Che cosa stabilisce la letteratura

Robert Karasek (1979, Administrative Science Quarterly) analizza congiuntamente le richieste del lavoro, la discrezionalità decisionale e la tensione psicologica. I suoi risultati associano la combinazione di richieste elevate e scarsa discrezionalità a una maggiore tensione. La discrezionalità studiata va tuttavia oltre la libertà di spostare gli appuntamenti: questo lavoro non costituisce una valutazione dei metodi di pianificazione.

L'agenda come accordo collettivo

Leslie Perlow (1999, Administrative Science Quarterly) studia la sensazione cronica di non avere abbastanza tempo in un gruppo di ingegneri impegnati nello sviluppo di prodotti. La sua indagine sul campo mostra come le pratiche di interazione e le aspettative collettive contribuiscano a riprodurre questa situazione. La sperimentazione di fasce di lavoro protette in quel contesto suggerisce che cambiare l'uso del tempo richieda anche di modificare le regole collettive sulla disponibilità.

La conclusione affrettata

Si potrebbe concludere che basti lasciare a ciascuno la libertà di organizzare la propria agenda. Sarebbe però confondere la discrezionalità individuale con la capacità collettiva di rispettare gli impegni: alcune disponibilità comuni restano necessarie. Occorre piuttosto precisare che cosa una persona possa spostare, rifiutare o rinegoziare e in quali casi sia richiesta una decisione del responsabile. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)

Che cosa i dati non permettono di prescrivere

Lo studio di Karasek si basa su associazioni che, da sole, non bastano a stabilire l'effetto causale di una maggiore autonomia sull'agenda. L'indagine di Perlow chiarisce un meccanismo in un contesto particolare, senza definire una regola universale di disponibilità. Nessuno dei due studi permette di fissare una quota ottimale di tempo liberamente pianificabile; dichiarare protetta una fascia oraria non dimostra neppure che la persona interessata possa effettivamente difenderla.

Una verifica pratica a Losanna

Nel programma SHR «Gestione del tempo & priorizzazione», un possibile esercizio a Losanna consiste nel verificare i diritti decisionali sull'agenda, in un team medtech, una scuola universitaria, un'organizzazione dello sport internazionale o una scale-up dell'arco lemanico. Per due settimane, registrare ogni richiesta proveniente da un'altra persona che comporti la modifica di una fascia dedicata a una priorità concordata, distinguendo le richieste rinegoziabili senza autorizzazione da quelle che richiedevano un'approvazione. Calcolare quindi la quota delle modifiche per le quali era consentita una rinegoziazione autonoma, riportando anche i conteggi assoluti e gli eventuali impegni non rispettati. Questa rilevazione serve a scegliere una regola decisionale da chiarire e a ripetere poi l'osservazione; non costituisce né un indicatore di prestazione individuale né la prova di un effetto causale. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Losanna, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.

In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Losanna

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