Zeitmanagement: Wer kann tatsächlich über den eigenen Kalender entscheiden?
Ein Kalender kann sorgfältig organisiert sein und dennoch von den Entscheidungen anderer abhängen. Die konkrete Führungsfrage lautet: Welche Entscheidungsbefugnisse muss ein Team seinen Mitgliedern einräumen, damit deren Prioritäten die Zeitverwendung tatsächlich bestimmen können?
Was die Forschung belegt
Robert Karasek (1979, Administrative Science Quarterly) untersucht Arbeitsanforderungen, Entscheidungsspielraum und psychische Beanspruchung im Zusammenhang. Seine Ergebnisse verbinden die Kombination aus hohen Anforderungen und geringem Entscheidungsspielraum mit einer höheren Beanspruchung. Der untersuchte Spielraum geht allerdings über die Freiheit hinaus, Termine zu verschieben: Die Studie ist keine Evaluation von Planungsmethoden.
Die Zeitplanung als gemeinsame Vereinbarung
Leslie Perlow (1999, Administrative Science Quarterly) untersucht das anhaltende Gefühl von Zeitmangel in einer Gruppe von Ingenieuren in der Produktentwicklung. Ihre Feldstudie zeigt, wie Interaktionspraktiken und gemeinsame Erwartungen dazu beitragen, diese Situation aufrechtzuerhalten. Ein Versuch mit geschützten Arbeitszeiten in diesem Umfeld deutet darauf hin, dass eine andere Zeitverwendung auch veränderte gemeinsame Regeln zur Verfügbarkeit erfordert.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, dass alle ihren Kalender einfach frei gestalten sollten. Damit würde jedoch individueller Spielraum mit der gemeinsamen Fähigkeit verwechselt, Zusagen einzuhalten: Gewisse gemeinsame Verfügbarkeiten bleiben notwendig. Entscheidend ist vielmehr, festzulegen, was eine Person verschieben, ablehnen oder neu aushandeln darf und wann die Führungskraft entscheiden muss. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was sich aus den Daten nicht ableiten lässt
Karaseks Studie beruht auf Zusammenhängen, die allein keinen kausalen Effekt grösserer Autonomie bei der Zeitplanung belegen. Perlows Feldstudie beleuchtet einen Mechanismus in einem bestimmten Umfeld, ohne eine allgemeingültige Verfügbarkeitsregel festzulegen. Keine der beiden Studien bestimmt einen optimalen Anteil frei planbarer Zeit; auch beweist die Bezeichnung eines Zeitfensters als geschützt noch nicht, dass die betreffende Person es tatsächlich verteidigen kann.
Eine überprüfbare Praxis in Lausanne
Im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» bietet sich in Lausanne eine Übung an, die Entscheidungsbefugnisse bei der Zeitplanung prüft – in einem Medtech-Team, einer Hochschule, einer internationalen Sportorganisation oder einem Scale-up der Genferseeregion. Während zwei Wochen wird jede Anfrage einer anderen Person erfasst, die zur Änderung eines Zeitfensters für eine vereinbarte Priorität führt; dabei wird unterschieden, ob die betroffene Person die Anfrage ohne Genehmigung neu aushandeln durfte oder eine Freigabe benötigte. Anschliessend wird der Anteil der Änderungen berechnet, bei denen eine eigenständige Neuverhandlung zulässig war, ergänzt um die absoluten Zahlen und allfällige nicht eingehaltene Zusagen. Die Aufzeichnung dient dazu, eine zu klärende Entscheidungsregel auszuwählen und die Beobachtung danach zu wiederholen; sie ist weder eine individuelle Leistungskennzahl noch ein Nachweis für einen kausalen Effekt. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Lausanne, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Lausanne
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