Gestione del tempo: quale spazio dare al contatto con i beneficiari?
In un’agenda fitta, uno scambio con le persone che beneficiano del lavoro passa facilmente in secondo piano rispetto al prossimo risultato da consegnare. La domanda manageriale è precisa: occorre proteggere questo tempo quando permette di capire a cosa serve realmente l’attività?
Che cosa stabilisce la letteratura
Adam M. Grant (2008, Journal of Applied Psychology) mostra, attraverso esperimenti sul campo, che interventi capaci di rendere più percepibile l’importanza di un compito per gli altri possono migliorare la prestazione. I risultati evidenziano, in particolare, il ruolo dell’impatto sociale percepito e della sensazione che il lavoro sia apprezzato dai suoi beneficiari. Invitano a distinguere il tempo direttamente dedicato alla produzione da quello che aiuta a comprendere perché l’impegno conta.
Il meccanismo: rendere percepibile l’utilità del lavoro
J. Richard Hackman e Greg R. Oldham (1976, Organizational Behavior and Human Performance) collocano l’importanza del compito tra le caratteristiche del lavoro che possono alimentarne il significato percepito, insieme alla varietà delle competenze e all’identità del compito. Il loro modello distingue questo meccanismo dall’autonomia e dal riscontro sui risultati. Uno scambio con un beneficiario potrebbe quindi chiarire una conseguenza del lavoro senza, da solo, offrire maggiore discrezionalità o indicare come procedere meglio.
La conclusione troppo rapida
Si potrebbe dedurne che occorra moltiplicare i contatti con pazienti, clienti o utenti. Questi studi non consentono però di stabilire che uno scambio aggiuntivo giustifichi sempre il tempo impiegato, né che debba prevalere su un obbligo di sicurezza. L’ipotesi utile è più circoscritta: preservare un contatto pertinente quando l’utilità del lavoro resta astratta, anziché aggiungere un obbligo relazionale a ogni agenda. (i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori)
Che cosa i dati non permettono di decidere
Gli esperimenti sul campo riguardano attività e interventi specifici; non forniscono una durata ottimale del contatto trasferibile a tutte le professioni. Lo studio sulle caratteristiche del lavoro, dal canto suo, non è un esperimento che confronta diverse ripartizioni del tempo. Infine, un riscontro positivo non basta a stabilire che un compito meriti più risorse: può rendere visibili alcuni beneficiari lasciandone altri fuori dal campo di osservazione.
Una verifica pratica a Sion
Nell’ambito del programma SHR «Gestione del tempo e priorizzazione», un gruppo di lavoro a Sion potrebbe sperimentare un breve scambio sull’utilità di un’attività precisa: con un utente per l’energia idroelettrica, un paziente nel rispetto della riservatezza per la sanità, un acquirente per la viticoltura o un visitatore per il turismo alpino. Prima dello scambio, registrerebbe il compito interessato, il tempo previsto e l’attività rimandata per fargli spazio; dopo, annoterebbe la conseguenza concreta appresa e ogni eventuale modifica delle priorità. La misura sarebbe la proporzione di scambi che hanno fornito un’informazione nuova utilizzata in una decisione documentata, accompagnata dal tempo totale impiegato, preparazione compresa. Questo monitoraggio non dimostrerebbe un aumento della produttività, ma permetterebbe di verificare se il tempo dedicato chiarisce davvero le scelte anziché limitarsi a riempire l’agenda. Per approfondire: scoprite la formazione Gestione del tempo e priorità a Sion nel Canton Vallese, oppure sfogliate i nostri percorsi di formazione per quadri e collaboratori in Svizzera.
In Bildern: Gestione del tempo e priorità in Sion
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