Zeitmanagement: Wann hilft es, Unterstützung zu suchen?
Wenn ein Dossier nicht vorankommt, verlangen Führungskräfte häufig eine bessere Organisation der individuellen Arbeit. Die präzisere Führungsfrage lautet: Wie lässt sich die Hürde für eine Bitte um Unterstützung so senken, dass eine Priorität vorankommt, ohne erfahrene Mitarbeitende zu einer ständigen Anlaufstelle für Hilfe zu machen?
Was die Forschung zeigt
Amy Edmondson (1999, Administrative Science Quarterly) zeigt einen Zusammenhang zwischen der psychologischen Sicherheit eines Teams und seinem Lernverhalten, zu dem unter anderem das Einholen von Rückmeldungen und das Besprechen von Schwierigkeiten gehören. Psychologische Sicherheit bezeichnet die gemeinsame Überzeugung, dass im Team zwischenmenschliche Risiken eingegangen werden können. Für das Zeitmanagement legen diese Ergebnisse nahe, die Bedingungen zu prüfen, unter denen Schwierigkeiten angesprochen werden können; eine direkte Zeitersparnis weisen sie nicht nach.
Das soziale Risiko beim Einholen von Rat
Alison Wood Brooks, Francesca Gino und Maurice E. Schweitzer (2015, Management Science) zeigen in Experimenten, dass das Einholen von Rat die wahrgenommene Kompetenz der ratsuchenden Person erhöhen statt vermindern kann. Dieser Effekt hängt insbesondere von der Schwierigkeit der Aufgabe und der zugeschriebenen Expertise der angesprochenen Person ab. Die Sorge, inkompetent zu erscheinen, ist daher nicht immer ein guter Grund, allein weiterzuarbeiten; die Ergebnisse garantieren jedoch weder die Verfügbarkeit der anderen Person noch die Qualität ihres Rats.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, bei jeder schwierigen Aufgabe sofort Unterstützung zu suchen. Damit würde jedoch die Möglichkeit, Rat einzuholen, mit dessen Nutzen verwechselt: Eine verfrühte Anfrage kann Arbeit auf andere verlagern, ohne das Verständnis der ratsuchenden Person zu verbessern. Entscheidend ist vielmehr die Unterscheidung zwischen einer Schwierigkeit, deren Bearbeitung noch produktiv ist, und einer Blockade, die sich mit den verfügbaren Informationen und Kompetenzen nicht mehr lösen lässt. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was die Daten nicht festlegen können
Diese Studien liefern keinen allgemeingültigen Schwellenwert, ab dem die eigenständige Suche nach einer Lösung zur Zeitverschwendung wird. Eine Feldstudie über Teams und Experimente zur wahrgenommenen Kompetenz reichen nicht aus, um kürzere Bearbeitungszeiten in einer Bank oder einem KMU nachzuweisen. Dennoch wird eine verbreitete Praxis selten hinterfragt: Selbstständigkeit zu loben, ohne ausdrücklich zu klären, in welchen Situationen es legitim ist, jemanden beizuziehen.
Eine überprüfbare Praxis in Lugano
Im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» lässt sich in Lugano mit einem italienischsprachigen Team einer Bank, eines Mode- oder Handelsunternehmens oder eines familiengeführten KMU festlegen, was als Blockade gilt und wer unter Wahrung von Zugriffsberechtigungen und Vertraulichkeit beigezogen werden darf. Während zweier aufeinanderfolgender Zeiträume von jeweils zwei Wochen – vor und nach der Einführung einer Regel für Unterstützungsanfragen – erfasst das Team, wann jede Blockade erkannt wird, wann ein nächster ausführbarer Schritt feststeht und wie viel Zeit andere Mitarbeitende für die Unterstützung aufwenden. Anschliessend vergleicht es den Median der Zeitspanne zwischen dem Erkennen der Blockade und dem Festlegen dieses Schritts sowie den gesamten Unterstützungsaufwand. Sinkt der erste Wert, ohne dass der zweite steigt, wäre dies ein näher zu prüfendes positives Signal, aber kein kausaler Wirksamkeitsnachweis. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Lugano, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Lugano
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