Zeitmanagement: Muss man so schnell antworten wie die anderen?
In einem Team ist eine sofortige Antwort sichtbar; die dafür aufgeschobene Arbeit ist es deutlich weniger. Die präzise Führungsfrage lautet: Soll sich die Zeitplanung an der Antwortgeschwindigkeit der anderen oder an einer ausdrücklich vereinbarten Bearbeitungsfrist orientieren?
Was die Literatur belegt
Robert B. Cialdini, Raymond R. Reno und Carl A. Kallgren (1990, Journal of Personality and Social Psychology) unterscheiden deskriptive Normen, die beschreiben, was andere tun, von injunktiven Normen, die anzeigen, was andere billigen. Ihre Experimente zum achtlosen Wegwerfen von Abfällen zeigen, dass diese Einflüsse insbesondere davon abhängen, welche Norm in einer Situation hervorgehoben wird. Vorsichtig auf die Zeitplanung übertragen bedeutet dies: «Meine Kolleginnen und Kollegen antworten schnell» ist nicht gleichbedeutend mit «Mein Team verlangt eine schnelle Antwort».
Wenn alle die Erwartungen der anderen falsch einschätzen
Deborah A. Prentice und Dale T. Miller (1993, Journal of Personality and Social Psychology) untersuchten pluralistische Ignoranz im Zusammenhang mit Alkoholkonsum auf einem Hochschulcampus. Die Studierenden gaben an, sich mit den Trinkgewohnheiten weniger wohlzufühlen, als sie es von anderen Studierenden annahmen. Daraus ergibt sich eine zu prüfende Hypothese, kein gesicherter Befund über Unternehmen: Einzelne könnten sich einer Anforderung an schnelle Reaktionen anpassen, die sie der Gruppe fälschlicherweise zuschreiben.
Der vorschnelle Schluss
Daraus könnte man ableiten, es genüge, langsamere Antworten zu erlauben. Diese Studien rechtfertigen weder eine solche allgemeine Regel noch eine einheitliche Antwortfrist: Manche Anfragen sind tatsächlich entscheidend dafür, ob Kunden oder Mitarbeitende weiterarbeiten können. Sinnvoll ist die Unterscheidung zwischen der für eine Leistung erforderlichen Antwortfrist und einer Geschwindigkeit, die lediglich nachgeahmt wird, um verfügbar zu wirken. (unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende)
Was die Daten nicht entscheiden können
Diese Untersuchungen behandeln weder berufliche Nachrichten noch Tessiner Unternehmen; sie messen daher nicht, wie viel Zeit sich durch geklärte Erwartungen gewinnen liesse. Auch Zeitstempel von Nachrichten reichen nicht aus: Eine schnelle Antwort kann auf vorübergehende Verfügbarkeit statt auf eine Verpflichtung zurückgehen. Um die Praxis zu prüfen, muss die von der empfangenden Person vermutete Frist mit der tatsächlich erwarteten Frist der anfragenden Person verglichen werden, wobei Empfangsbestätigung und vollständige Antwort zu unterscheiden sind.
Eine überprüfbare Praxis in Lugano
Im SHR-Programm «Zeitmanagement & Priorisierung» wäre folgende Übung in Lugano anwendbar: Während zweier Wochen wird in einer Bank, einem Modeunternehmen, einem Handelsunternehmen oder einem italienischsprachigen Familien-KMU eine Stichprobe nicht dringender interner Anfragen ausgewählt. Vor jeder Klärung halten anfragende und empfangende Personen getrennt fest, welche Frist sie für eine vollständige Antwort erwarten beziehungsweise vermuten – auf Italienisch, wenn dies ihre Arbeitssprache ist. Gemessen wird der Anteil der Anfragen, bei denen die empfangende Person glaubt, früher antworten zu müssen, als tatsächlich erwartet wird; regulatorische oder vertragliche Fristen bleiben ausgeschlossen. Anschliessend könnte das Team seine Antwortfristen ausdrücklich festlegen und die Messung wiederholen: Ein kleinerer Abstand würde besser abgestimmte Erwartungen anzeigen, allein aber noch keinen Produktivitätsgewinn belegen. Weiterführend: entdecken Sie die Zeitmanagement & Priorisierung-Weiterbildung in Lugano, oder durchstöbern Sie unsere Weiterbildungen für Führungskräfte und Mitarbeitende in der Schweiz.
In Bildern: Zeitmanagement & Priorisierung in Lugano
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